Recuperar el IVA de los viajes de negocios es sencillo cuando se conoce el proceso. La mayoría de las empresas asume que es complicado. No lo es, sobre todo cuando otra persona se encarga del papeleo.
Así funciona con Coromandel SAS.
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Paso 1: evaluación inicial
Comenzamos con una conversación. Usted nos cuenta a dónde viajan sus empleados, con qué frecuencia y qué tipos de gastos incurren. Si tiene facturas de muestra, mucho mejor.
Con esto, le damos una estimación realista de su potencial de recuperación anual. Sin compromiso y sin costo. Este paso toma una reunión o unos pocos correos.
Lo que revisamos:
- Los países de destino y sus tarifas de IVA
- El volumen y la frecuencia de los viajes
- Los tipos de gastos (hoteles, congresos, comidas, transporte)
- Si sus facturas cumplen los requisitos de formato de cada país
Si los números tienen sentido, avanzamos.
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Paso 2: recolección y revisión de facturas
Aquí ocurre la mayor parte del trabajo, y es nuestro trabajo, no el suyo.
Usted nos envía las facturas y los recibos originales de IVA de sus viajes de negocios. Aceptamos copias escaneadas para la revisión inicial, aunque algunos países exigen los originales para la presentación.
Revisamos cada factura para verificar:
- Recuperabilidad: ¿esta categoría de gasto califica para una devolución en ese país específico? Las reglas varían. Los hoteles son recuperables casi en todas partes. Las comidas y los gastos de representación tienen restricciones en algunas jurisdicciones.
- Calidad de la documentación: ¿el número de IVA del proveedor está visible? ¿La factura está a nombre de su empresa y no del empleado individual? ¿Los montos están detallados con claridad? Las autoridades tributarias rechazan las solicitudes con documentación incompleta.
- Plazos: ¿ya venció el plazo de presentación de esta factura? La mayoría de los países permiten solicitudes por el año calendario o fiscal anterior. Señalamos las facturas que están próximas a vencer.
Certificación de facturas
Si una factura tiene errores corregibles, no la descartamos. Nuestro servicio de certificación de facturas contacta directamente al proveedor para obtener la documentación corregida. Los problemas comunes incluyen números de IVA faltantes, nombres de empresa incorrectos y cargos agrupados que necesitan detallarse.
Este paso por sí solo puede aumentar de forma significativa el monto de su recuperación. Muchas empresas pierden devoluciones válidas simplemente porque una factura tenía un formato incorrecto.
Paso 3: preparación y presentación de la solicitud
Cada país tiene sus propios requisitos para las solicitudes de devolución de IVA. Algunos han pasado a portales de presentación electrónica. Otros todavía exigen presentaciones en papel. Algunos requieren registro previo; otros no. Los plazos difieren según el país y según si el solicitante es una empresa de la UE o de fuera de la UE.
Nosotros nos encargamos de todo esto.
Las solicitudes se preparan según los requisitos específicos de cada país. Se diligencian los formularios, se compila la documentación de soporte y todo se presenta dentro del plazo aplicable.
Detalles clave de la presentación que gestionamos:
- Países de la UE (Octava Directiva): para empresas establecidas en la UE que solicitan desde otros países de la UE. Se presenta electrónicamente a través del portal tributario del país de origen del solicitante.
- Solicitudes de fuera de la UE (Decimotercera Directiva): para empresas fuera de la UE que solicitan desde países de la UE. Los requisitos varían según el país; algunos exigen un representante fiscal.
- Reino Unido: tras el Brexit, el Reino Unido tiene su propio proceso independiente para empresas no británicas. Las solicitudes se presentan directamente ante HMRC.
- Reglas de reciprocidad: algunos países solo devuelven el IVA a empresas de países que harían lo mismo a cambio. Sabemos cuáles países tienen estas restricciones y asesoramos en consecuencia.
Paso 4: seguimiento y pago
Después de la presentación, hacemos seguimiento de cada solicitud. A veces las autoridades tributarias piden información o aclaraciones adicionales. Nosotros gestionamos toda la correspondencia.
Los tiempos de procesamiento varían según el país:
- Más rápidos (de tres a seis meses): Reino Unido, Países Bajos, algunos países escandinavos.
- Estándar (de seis a nueve meses): la mayoría de los países de la UE en procesamiento normal.
- Más lentos (de nueve a más de doce meses): países con mayores volúmenes de solicitudes o procesos más burocráticos.
Cuando se procesa una devolución, descontamos los honorarios por resultados acordados y remitimos el saldo directamente a su empresa. Usted recibe un estado claro que muestra qué se recuperó, de qué país y cuáles fueron nuestros honorarios.
Si los volúmenes lo justifican, le damos acceso en línea para que pueda consultar el estado de sus solicitudes en cualquier momento.
Lo que usted debe hacer
Su parte es mínima:
- Reúna las facturas: conserve las facturas y los recibos originales de IVA de los viajes de negocios. Le damos orientación sobre qué guardar y cómo organizarlo.
- Envíenoslas: de forma periódica, a medida que se acumulan las facturas o en los intervalos acordados.
- Reciba su devolución: nosotros nos encargamos de todo lo demás.
Lo más importante que usted puede hacer es conservar sus facturas. Eso es todo.
Plazos que debe conocer
Los plazos de recuperación del IVA son estrictos. Una vez que pasan, la oportunidad se pierde de forma permanente.
- Reino Unido: 31 de diciembre por el año fiscal anterior que termina el 30 de junio.
- Países de la UE (solicitantes de fuera de la UE): por lo general, 30 de junio por el año calendario anterior.
- Países de la UE (solicitantes dentro de la UE): 30 de septiembre por el año calendario anterior.
Supervisamos todos los plazos y le recordaremos cuándo deben presentarse las facturas para evitar que venzan.
¿Listo para empezar?
La evaluación inicial es gratuita y no implica ningún compromiso. Envíenos algunas facturas de muestra o una estimación de su gasto anual en viajes, y le diremos cuánto podría recuperar.
Sin recuperación, no hay honorarios. Ese es nuestro compromiso.
Use nuestra calculadora gratuita de devolución de IVA
Escríbanos: [email protected]
Teléfono:
- Colombia: +57-320-492-5300
- EE. UU.: +1-770-783-6966
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos debemos aportar?
Las facturas originales de IVA de los gastos de viajes de negocios. Cada factura debe mostrar el número de IVA del proveedor, detallar los cargos y estar a nombre de su empresa. Le damos una lista de verificación de exactamente qué buscar.
¿Podemos solicitar por gastos de años anteriores?
En la mayoría de los casos, puede solicitar por el año calendario o fiscal anterior. Algunos países aceptan facturas más antiguas bajo ciertas condiciones. Contáctenos con su situación específica y le asesoramos.
¿Qué pasa si se rechaza una solicitud?
Los rechazos son poco comunes con nuestro servicio porque verificamos cada factura antes de presentarla. Si una autoridad tributaria rechaza una solicitud o parte de ella, investigamos el motivo y volvemos a presentarla con correcciones cuando es posible. Nunca se le cobra por solicitudes sin éxito.
¿Tenemos que cambiar nuestro proceso de reservas o de gastos de viaje?
No. Trabajamos con sus procesos actuales. El único ajuste es conservar sus facturas de IVA, algo que la mayoría de las empresas ya hace. Podemos asesorarle sobre pequeños cambios que mejoran la calidad de las facturas, pero nada disruptivo.
¿Cómo cobran por sus servicios?
Trabajamos por resultados. Nuestros honorarios son un porcentaje acordado del monto que recuperamos con éxito. Si no recuperamos nada, usted no paga nada. No hay cuotas de instalación, anticipos ni costos ocultos.
¿Pueden gestionar solicitudes para varios países a la vez?
Sí. La mayoría de nuestros clientes viajan a varios países europeos. Preparamos y presentamos las solicitudes para cada país de forma simultánea, gestionando los distintos requisitos y plazos de cada jurisdicción.