Gerenciamiento de Viajes

Un Angulo Profesional para Manejar sus Necesidades de Viaje

Hoy en día, más que nunca, los viajes han experimentado cambios importantes. Su agente de viajes tiene que trabajar por una tarifa y ganársela; las comisiones han desaparecido. Para sobrevivir, necesita innovar. La gestión de viajes de negocios ha sido reinventada.

En tal escenario, usted, el cliente, necesita estar al tanto de la metamorfosis que está atravesando la industria. El entorno posterior al Covid-19 ha traído más aspectos que deben ser considerados. La gestión de viajes es clave para asegurarse de obtener lo mejor para su gasto en viajes de negocios.

Sea cual sea su requerimiento, Coromandel SAS está disponible para consultas y hacer todo el proceso de reserva, documentación, liquidación e informes de manera fluida y sin problemas.

La compañía de gestión de viajes correcta

¿Está su compañía de gestión de viajes (TMC) considerando todo el espectro de su presupuesto de viajes y entretenimiento (T&E) al manejar su cuenta de viajes? ¿Están aportando ahorros efectivos a la mesa? ¿Están demostrando posibles ahorros adicionales en su reunión de revisión de negocios?

Hoy en día, la gestión de viajes corporativos es un negocio complejo. Ya no puede ser manejado por un agente de viajes de estilo antiguo que se concentra principalmente en suministrar una reserva decente de aire u hotel y servicios de documentación. La gestión de viajes de negocios es más que eso. Debe ser capaz de entregar todo lo que presupuestó dentro de su presupuesto. También se trata de crear ahorros efectivos.

La selección de la TMC correcta puede ser una tarea ardua. Coromandel SAS, con su experiencia práctica, puede ayudarlo a tomar la decisión correcta. Conéctese con nosotros hoy mismo para una evaluación gratuita.

A continuación, enumeramos algunos de los elementos que deberían estar en su lista de verificación.

Procesos de Reserva y Documentación

Los procesos de reserva precisos son vitales para organizar un viaje exactamente como el viajero de negocios lo desea. Esto, por supuesto, significa que se deben ingresar muchos datos precisos en la maquinaria de reserva de viajes.

Para evitar trabajo repetitivo, los Sistemas Globales de Distribución (GDS, por sus siglas en inglés) tienen lo que se llaman Perfiles de Reserva de Compañías y Pasajeros. Cuantos más datos pertinentes pueda obtener su TMC, más precisas serán las reservas y documentos que salgan del GDS. Para hacer que el proceso de implementación sea más fácil, los sistemas de los TMC deben poder absorber tanta información del personal del cliente y de la Política de Viajes de la Compañía como sea posible, directamente desde los sistemas informáticos de la empresa del cliente.

Los mejores TMC pueden migrar la mayoría de los datos necesarios desde los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) e Información de Recursos Humanos (HRIS) de la empresa directamente al GDS. Luego, el viajero actualiza su perfil con preferencias de comidas/asientos y cualquier otro dato importante para él.

La información se mueve sin problemas desde los sistemas de la empresa del cliente hasta el GDS con la ayuda del sistema del TMC en el medio. Al realizar una reserva, todo lo que un Agente de Reservas tiene que hacer es mover los datos del Perfil de Reserva del Pasajero a una pantalla de reserva para hacer la reserva. Esto se logra con solo unos pocos clics del mouse de la computadora.

Muchas compañías de viajes se categorizan a sí mismas como TMC. El hecho es que solo unas pocas empresas realmente lo son. Necesitan tener presencia internacional y los recursos financieros para invertir en la tecnología necesaria para manejar los viajes de negocios a escala internacional.

Si necesita ayuda para garantizar que todo el proceso de reserva funcione sin problemas y eficientemente sin contratiempos, Coromandel SAS está aquí para ayudar.

Herramienta de Auto Reserva (SBT)

Algunas empresas eligen un método de Reservas de Autoservicio (SSR) para reducir costos. Los viajeros corporativos o sus asistentes usan una herramienta de autoreservas en línea (SBT), que se instala en computadoras personales, laptops y otras máquinas dentro del entorno corporativo, para hacer sus reservas de vuelos y hoteles. El software está disponible a través del GDS y está vinculado a los sistemas de las TMC.

Algunas empresas incluso llevan el proceso a la Autoticketing. Los viajeros emiten sus propios tickets desde sus propias oficinas o hogares. Todo el proceso de Autoreserva reduce la carga de trabajo de los Consultores de Viajes, lo que a su vez permite reducir la Tarifa de Transacción.

¿Tiene dificultades para implementar un SBT? Permítanos intervenir, interactuar con su proveedor de servicios de viajes y solucionarlo por usted.

Sistemas Intermedios y Administrativos

Una vez que se ha emitido un boleto o documento, es necesario informar a la aerolínea y a la Oficina local de Liquidación de Facturación (BSP) para una contabilidad adecuada y pagos relacionados. Esto suele hacerse automáticamente a través del GDS. Si se usó una tarjeta de compra o una tarjeta de crédito virtual, también se debe notificar a las compañías de tarjetas de crédito. Eso también suele estar integrado en el GDS.

El siguiente paso en el proceso es el sistema de Contraloría. En algunos casos, las compañías de GDS también se han involucrado en esa área. De lo contrario, la TMC tendrá que automatizar el proceso de contabilidad y facturación al cliente. En el área del Golfo Arábigo, se sabe que las TMC proporcionan crédito por su propia cuenta a clientes seleccionados. Eso requiere otro proceso de facturación y liquidación.

Soluciones de Pago

En la mayoría de partes del mundo, el proceso de pago se maneja a través de soluciones de pago con tarjeta de crédito. Las tarjetas de compra son ideales para adquirir servicios de viaje también. No solo te otorgarán un crédito rotativo de 45 días, sino que todos los boletos emitidos con la tarjeta de compra tendrán generalmente una cobertura de seguro. Esto significa un seguro de viaje gratuito para tus viajeros.

Coromandel SAS cuenta con amplia experiencia en manejar soluciones de pago. Podemos ayudarte en todo el proceso de selección del proveedor de servicios adecuado.

Informes de Información Gerencial (MIR)

La mayoría de las TMC proporcionan informes estándar de información gerencial en forma mensual/trimestral. Pueden cobrar montos adicionales por informes especializados del cliente cuando la empresa requiere un informe creado según sus requerimientos específicos. Hay varios tipos de informes posibles.

Si tu empresa opta por una solución de pago con tarjeta de crédito o de compra, las principales empresas de tarjetas de crédito proporcionan excelentes informes de información gerencial también.

Gestión de Cuentas o Relaciones con el Cliente

Las TMCs generalmente brindan gestión de cuentas de cliente para cuentas más grandes. La persona asignada para el trabajo generalmente es un experto en gestión de viajes de negocios. Asesorará al cliente desde el principio, desde la implementación de la política de viajes del cliente si existe, hasta el asesoramiento sobre ahorro de costos.

Dependiendo del gasto en viajes del cliente, generalmente habrá opciones. A menudo, pueden apuntar en la dirección de la consolidación en aerolíneas específicas o con cadenas hoteleras seleccionadas.

Las consolidaciones globales también son posibles para situaciones multinacionales en las que las sucursales de la empresa en todo el mundo deciden traer sus cuentas de viaje individuales a una sola compañía de gestión de viajes de negocios.

El gerente de cuentas del cliente (CAM) debería poder asesorar sobre temas como seguros de viaje, reembolsos de IVA, soluciones de pago con tarjeta de crédito, etc. El CAM también será responsable de las revisiones periódicas del negocio según lo especificado en el acuerdo del cliente.

Implementación de Servicios de Viajes de Negocios

Un programa de implementación es principalmente aplicable a grandes cuentas de viajes corporativos. Este es un proceso que separa la paja del trigo. Se requiere una agencia de viajes con experiencia y buen desempeño para implementar todos los servicios de viajes para un nuevo cliente. Por lo general, se realiza durante un período de un par de semanas.

El equipo de implementación por lo general es coordinado por el CAM. La persona llevará a su Gerente de Operaciones y especialista en TI, para garantizar que todo el proceso de implementación sea manejado sin problemas. El CAM también asegurará que haya una serie de presentaciones actualizando a todas las partes interesadas clave dentro de la empresa del cliente para que comprendan y acepten los diversos requisitos y procedimientos.

Coromandel SAS puede asesorar y supervisar el proceso de implementación para cualquier empresa que pueda necesitar dicho servicio. Contáctenos.

Precio

Como la mayoría de los procesos relacionados con viajes, el precio puede ser un proceso complejo o, a veces, sorprendentemente sencillo. Casi todos los precios hoy en día se basan en transacciones y en el tiempo necesario para hacer una reserva, ya sea de un vuelo, hotel o alquiler de automóvil.

Las principales agencias de viajes corporativas pueden darle el tiempo promedio de reserva para su cuenta específica. Las agencias pueden darle una Tarifa Consolidada: en otras palabras, una tarifa consolidada para reservar vuelos, hoteles y automóviles o, dividir la tarifa por servicio. También pueden ofrecerle diferentes combinaciones de servicios según sus requisitos de viajes de negocios.

Las empresas clientes deben tener en cuenta que cuanto más compleja sea su estructura de tarifas, más le costará al cliente. Una estructura de tarifas compleja significa más trabajo para el agente de viajes.

Si su empresa opta por un SBT, ahorrará tiempo para la agencia de viajes y reducirá sus costos, lo que se traducirá en tarifas de transacción más bajas. La gestión de cuentas puede tener un costo separado y dependerá del número de visitas en el sitio, llamadas telefónicas y análisis que puedan estar involucrados en la gestión de la cuenta de viajes de negocio.

Caminar a través del proceso de precios puede resultar en un campo minado. También puede ser muy confuso. Deje que Coromandel SAS trabaje con usted y ordene las ofertas y se las presente de manera comprensible.

Punto de referencia

El proceso de establecer objetivos para la TMC a menudo se conoce como punto de referencia. Por ejemplo, un cliente puede decirle a su TMC: “Mi presupuesto de T&E para el año es de 2 millones de dólares estadounidenses. Si ahorra el 10% del presupuesto para mi empresa, le pagaré el 10% de los ahorros como bonificación”.

Incluso pueden poner el acuerdo de punto de referencia en un sistema de recompensas: cuanto más ahorre la TMC para el cliente, más ganarán como bonificación. Esto a menudo implica negociación y análisis de cantidades bastante altas de datos. Por lo general, solo las corporaciones más grandes se involucran en el punto de referencia.

Los servicios de Coromandel SAS tienen como objetivo proporcionar a nuestros clientes:

• Establecimiento de procesos internos, incluidas las políticas de viaje, si es necesario.
• Asistencia para una empresa en la elección de la TMC adecuada.
• Encargarse del trabajo complejo de negociaciones de viajes con aerolíneas y otros proveedores si es necesario hacerlo.
• Gestión de la implementación del servicio de viajes según sea necesario.
• Mejora de la eficiencia de su agente de viajes o TMC existente.
• Reducción de sus costos de viaje o conseguirle más viajes por menos dinero: ¡mayor valor por su dinero!

Agregar valor a su negocio

Con muchos años de experiencia en la gestión de viajes, Coromandel SAS agrega valor a las empresas clientes de varias maneras. Gestionando su cuenta de viajes, la configuración de servicios de viaje que mejor se adapten a sus requisitos, capacitación de los responsables de reserva de viajes y trabajando con centros de contacto son algunas de nuestras principales áreas de experiencia.

También podemos proporcionar servicios adicionales como reembolsos de IVA. El proceso recuperará el IVA pagado durante los viajes de negocios a varios países europeos y algunos asiáticos. Esto generará ahorros adicionales en el presupuesto de viajes y entretenimiento. Para obtener más información, póngase en contacto con Coromandel SAS.

¿Cómo beneficiarán estos servicios a su organización?

Contar con profesionales experimentados en viajes como Coromandel SAS de su lado asegurará que siempre obtenga el mejor valor por su dinero. Tenemos la experiencia para revisar todo el servicio de viajes desde todos los ángulos. Su empresa ahorrará dinero a través de una mejor eficiencia y procesos más claros. Puede estar seguro de obtener mejores servicios de viaje a un costo menor.

Gestión de Viajes – Preguntas Frecuentes