Recuperación del IVA en viajes de negocios a Austria

Si su empresa envía personas a Austria, ha pagado IVA austriaco sobre la mayor parte de lo que gastaron, y una buena parte es recuperable. Austria devuelve el IVA a empresas de cualquier parte del mundo, sin prueba de reciprocidad y sin necesidad de representante local; aun así, la mayoría de las empresas extranjeras nunca lo reclaman.

Austria forma parte de la Unión Europea, por lo que su sistema de devolución sigue las pautas estándar de la UE: dos vías que llevan al mismo resultado, una para empresas establecidas dentro de la UE y otra para empresas establecidas fuera de ella. El impuesto lo administra el Ministerio de Finanzas de Austria a través de la oficina tributaria, el Finanzamt Österreich.

La vía que usted utiliza depende de dónde está establecida su empresa, no de desde dónde viajó. Las reglas de elegibilidad y la lista de costos recuperables son las mismas en ambos casos. Esta página explica quién califica, qué puede reclamar, qué bloquea Austria y cómo funciona exactamente cada vía. Para ver cómo encaja Austria junto con los demás países que cubrimos, empiece por nuestro servicio de recuperación del IVA.

No todas las facturas austriacas llevan un 20% de IVA

Austria cobra IVA, conocido localmente como Umsatzsteuer o USt, con una tarifa general del 20%, administrado por el Finanzamt Österreich. La tarifa general se aplica a la mayoría de los costos empresariales, incluidas las cuotas de congresos y seminarios, el alquiler de espacios y salas de reuniones, el alquiler de equipos y audiovisuales, los servicios profesionales y las telecomunicaciones. Sin embargo, antes de preparar una solicitud, conviene saber qué costos de viaje llevan una tarifa más baja, porque es fácil equivocarse con las tarifas reducidas de Austria.

Los hoteles y las comidas en restaurantes se gravan al 10%, no al 20%. Esta es la tarifa que sorprende a los equipos financieros extranjeros, y tiene su propia trampa. Austria aplica una tarifa reducida del 10% al alojamiento en hoteles, a los servicios de restaurante y catering, a la mayoría de los alimentos, al transporte de pasajeros y a los libros. El alojamiento en hoteles pasó del 13% de nuevo al 10% el 1 de noviembre de 2018 y se ha mantenido así, por lo que cualquier fuente o plantilla que todavía use el 13% para los hoteles austriacos está desactualizada. Para un viajero de negocios, el IVA de una factura de hotel en Viena es del 10%, y la cifra recuperable por noche es proporcionalmente menor que en un país que aplica su tarifa general completa al alojamiento.

Algunos conceptos relacionados con los viajes tienen una tarifa del 13%. La segunda tarifa reducida de Austria, del 13%, se aplica a conceptos como la entrada a eventos culturales y deportivos, los vuelos nacionales y los parques de atracciones. Son menos comunes en un viaje de negocios que los hoteles y las comidas, pero cuando aparecen, la tarifa recuperable es del 13%, no del 10% ni del 20%.

Muchos servicios B2B prestados a una empresa extranjera no llevan IVA austriaco. Cuando un proveedor austriaco presta un servicio a una empresa establecida fuera de Austria, las reglas sobre el lugar de prestación suelen considerar que el servicio se presta donde está el cliente, por lo que la factura no debería incluir IVA austriaco. Ejemplos comunes son los servicios de consultoría, legales, contables y de publicidad. Si le han cobrado IVA austriaco por un servicio que debía quedar fuera de su ámbito, lo correcto es pedir al proveedor que corrija la factura y devuelva el IVA, no reclamarlo a la oficina tributaria.

Donde el IVA austriaco realmente se aplica, y donde está la oportunidad de recuperación, es en los bienes y servicios consumidos en Austria: hoteles, costos de congresos y espacios, comidas en restaurantes dentro de los límites que se indican más adelante, transporte local y alquiler de equipos.

¿Quién puede solicitar la devolución del IVA austriaco?

Su empresa puede solicitar la devolución del IVA austriaco si cumple todas las condiciones siguientes:

• Establecida fuera de Austria: su empresa no tiene un establecimiento permanente, sede ni sucursal en Austria.
• No registrada, ni obligada a registrarse, para el IVA austriaco: usted no presenta declaraciones de IVA en Austria ni tiene la obligación de hacerlo.
• Sin operaciones gravadas en Austria: usted no vende bienes ni servicios en Austria que generen la obligación de registrarse. Si lo hace, recupera el IVA mediante el registro, no mediante el régimen de devolución.
• Ha pagado IVA austriaco en costos empresariales: usted pagó IVA sobre bienes o servicios comprados en Austria con fines empresariales reales, en facturas a nombre de su empresa.

Dos vías, un mismo resultado

Si su empresa está establecida fuera de la UE (por ejemplo, en Colombia, Estados Unidos, el Reino Unido o Suiza), usted presenta la solicitud bajo la 13.ª Directiva del IVA. La solicitud se presenta en papel directamente ante el Finanzamt Österreich. El plazo vence el 30 de junio del año siguiente al año calendario en que se causó el IVA, y no se puede prorrogar.

Si su empresa está establecida en la UE (pero no en Austria), usted presenta la solicitud bajo el procedimiento de devolución de la UE, la Directiva 2008/9/CE, a menudo llamada la vía de la 8.ª Directiva. Usted no se comunica directamente con la oficina tributaria austriaca. En su lugar, presenta la solicitud electrónicamente a través del portal tributario de su propio país, en lo que Austria tramita como la solicitud U5, y su autoridad de origen la remite a Austria. El plazo vence el 30 de septiembre del año siguiente.

Las reglas de elegibilidad y los costos recuperables son los mismos en ambas vías. Solo cambian el procedimiento, el plazo y un detalle sobre el combustible. El resto de esta página se centra principalmente en la vía para empresas de fuera de la UE, ya que es el camino de las empresas registradas en Colombia y de la mayoría de nuestros clientes, pero las empresas establecidas en la UE recuperan los mismos gastos.

Sin reciprocidad y sin representante

Dos puntos hacen que Austria sea más accesible de lo que sugiere su papeleo. Austria no tiene acuerdos de reciprocidad y, aun así, confirma que devuelve el IVA a empresas de cualquier país, sin importar si el país de origen aplica un régimen equivalente de IVA o de devolución. Además, Austria no exige que una empresa extranjera nombre un representante fiscal para solicitar una devolución. Usted puede presentar la solicitud directamente o autorizar a un agente tributario, si así lo prefiere.

Una advertencia práctica que conviene conocer: las autoridades tributarias austriacas no envían correspondencia oficial, como liquidaciones, a direcciones fuera de Austria. Por eso, muchos solicitantes extranjeros nombran un agente o contacto postal austriaco que reciba la correspondencia y actúe en consecuencia, no porque la ley lo exija, sino porque así la solicitud sigue avanzando. Nosotros gestionamos esto para nuestros clientes como parte del servicio.

Para empresas registradas en Colombia: no hay barrera de reciprocidad, y las entidades colombianas recuperan el IVA austriaco en las mismas condiciones que cualquier otra. Esto es relevante para las oficinas colombianas de grupos austriacos, por ejemplo en ingeniería, fabricación de maquinaria y plantas, y tecnología de teleféricos y cables, cuyo personal viaja a Austria para reuniones en la casa matriz, capacitaciones y ferias comerciales.

Qué gastos califican para la recuperación

El principio rector es que una empresa extranjera puede recuperar el IVA que una empresa registrada para el IVA en Austria habría podido deducir como impuesto soportado. En la práctica, las categorías recuperables más comunes en los viajes de negocios son:

• Alojamiento en hoteles (10%): el 10% completo sobre la habitación y los cargos adicionales estándar, incluido el desayuno cuando está incluido en el precio de la habitación. Considerando un equipo y varias noches, suele ser una de las partidas recuperables más grandes.
• Restaurantes y catering (10%): recuperables cuando el costo es un gasto empresarial real, sujeto al límite de gastos de representación que se explica más adelante.
• Cuotas de congresos y seminarios (20%): inscripción, pases de delegado y cuotas de sesiones.
• Costos de ferias y exposiciones (20%): alquiler de stands, costos de montaje e inscripción.
• Alquiler de espacios y salas de reuniones (20%): salas reservadas para reuniones, talleres o eventos.
• Alquiler de equipos y audiovisuales (20%): equipos de presentación, escenarios y alquiler técnico.
• Transporte local de pasajeros (10%): trenes, buses y taxis, cuando el recibo muestra el IVA.
• Telecomunicaciones y datos (20%): cargos de conectividad en Austria.
• Bienes comprados para exportación (20%): artículos comprados en Austria y sacados del país para uso empresarial, con prueba de exportación.

Qué está restringido o bloqueado

Austria permite una recuperación amplia, pero bloquea por completo varias categorías, de acuerdo con los límites de deducción de la Ley austriaca del Impuesto sobre el Volumen de Negocios (UStG 1994).

Los gastos de representación están bloqueados. El IVA de los gastos de representación, como las atenciones y los eventos con clientes, no es recuperable. Las comidas de negocios ordinarias durante un viaje se tratan de forma diferente a los gastos de representación, pero la línea entre ambas es importante, así que vale la pena asesorarse sobre cuáles de sus costos de comidas califican.

Los vehículos de pasajeros están bloqueados. El IVA de la compra, el alquiler o el funcionamiento de automóviles de pasajeros, vehículos mixtos de pasajeros y carga, y motocicletas no es recuperable. Es un bloqueo amplio que abarca la mayoría de los costos de vehículos de carretera.

Algunos insumos relacionados con los viajes están restringidos. La ley austriaca restringe la deducción de algunos insumos relacionados con los viajes según la UStG. Revisamos cada partida frente a las reglas vigentes en lugar de suponer.

El combustible, solo en la vía para empresas de fuera de la UE. Es una particularidad austriaca que sorprende a los solicitantes de fuera de la UE. El IVA del combustible es reembolsable para las empresas establecidas en la UE por la vía 2008/9, pero está excluido en la vía de la 13.ª Directiva que usan las empresas de fuera de la UE. Así, una empresa colombiana u otra empresa de fuera de la UE no puede recuperar el IVA austriaco del combustible, mientras que una empresa de la UE sí puede. Planee la solicitud en consecuencia.

No se devuelven facturas que no estén a nombre de la empresa. La factura debe estar a nombre de la empresa solicitante. El IVA de una factura emitida a un empleado, o a otra empresa del grupo, no es recuperable.

No se devuelven costos privados ni ajenos a la empresa. Todo lo que sea para beneficio privado, o que no esté relacionado con la empresa, queda excluido.

¿Cuánto puede recuperar? Un ejemplo práctico

Considere una filial colombiana de un grupo austriaco que envía un equipo de cuatro personas a Viena durante cuatro noches: un congreso del sector, una serie de reuniones en la casa matriz y un taller.

Son aproximadamente €1,380 de un solo viaje. Una empresa que envía equipos a Austria varias veces al año acumula una cifra anual significativa. El ejemplo es deliberadamente conservador: excluye las atenciones a clientes, que Austria bloquea, y aplica la tarifa correcta del 10% a hoteles, comidas y transporte en lugar de sobrestimarlos al 20%.

Plazos y períodos de solicitud

Austria aplica sus plazos de forma estricta. En particular, el plazo de la 13.ª Directiva no se puede prorrogar, y una solicitud tardía se pierde.

Empresas de fuera de la UE (13.ª Directiva): la solicitud debe enviarse por correo al Finanzamt Österreich a más tardar el 30 de junio del año siguiente al año calendario en que se causó el IVA. Para el IVA causado en 2026, el plazo vence el 30 de junio de 2027.

Empresas de la UE (vía 2008/9): la solicitud electrónica vence el 30 de septiembre del año siguiente y se presenta a través del portal de su país de origen.

El plazo para las empresas de fuera de la UE vence tres meses antes que el de la UE. Los equipos acostumbrados a un ciclo del 30 de septiembre en otros países son los que tienen más probabilidades de pasarlo por alto.

Períodos de solicitud y montos mínimos:

• El período de devolución debe abarcar al menos tres meses calendario consecutivos dentro de un mismo año calendario, hasta un máximo de un año calendario. Un período al final del año puede ser más corto, por ejemplo noviembre y diciembre, o solo diciembre. Solo cuentan los meses calendario completos.
• Mínimo de €400: para un período de devolución inferior a un año calendario.
• Mínimo de €50: para un período de devolución que corresponda al año calendario completo, o al saldo de fin de año.

Documentación requerida

La documentación incompleta es la principal causa de solicitudes demoradas o rechazadas. Para la vía de las empresas de fuera de la UE, el Finanzamt Österreich espera:

• La solicitud de devolución de la 13.ª Directiva, diligenciada en alemán o en inglés. La firma el solicitante o su asesor tributario.
• Un certificado de condición de sujeto pasivo, formulario U70 (Unternehmerbestätigung), expedido por la autoridad tributaria de su país de origen, que confirme que usted desarrolla una actividad empresarial allí. Para las empresas colombianas, un documento vigente de registro ante la DIAN, como una certificación basada en el RUT, sirve de respaldo.
• Facturas originales, o, en el caso de facturas electrónicas, una impresión, junto con una lista resumen o un desglose. Cada factura debe estar a nombre de la empresa solicitante y mostrar el IVA por separado. Para facturas de más de €1,000, o recibos de combustible de más de €250 en la vía de la UE, se puede exigir específicamente una copia.
• Un poder si un agente tributario presenta la solicitud en su nombre.

El comprobante de una tarjeta de crédito no es una factura con IVA. Pida a los hoteles y a los organizadores de congresos una factura con IVA en debida forma, a nombre de la empresa, al momento de hacer la reserva.

Los solicitantes por la vía de la UE no envían facturas en papel por defecto; la solicitud electrónica U5 recoge los datos de las facturas, y Austria puede luego pedir copias de las facturas de mayor valor, como se indicó antes.

Cómo presentar su solicitud

Las empresas de fuera de la UE envían por correo la solicitud de la 13.ª Directiva diligenciada, con el certificado U70 y las facturas originales, a la oficina tributaria austriaca que tramita las devoluciones a empresas extranjeras, el Finanzamt Österreich. Confirme la dirección postal vigente en el formulario de solicitud o en el Portal de Servicios Empresariales de Austria (USP) antes de enviarla, ya que la asignación de oficinas puede cambiar.

Las empresas de la UE no se comunican directamente con la oficina tributaria austriaca. Presentan la solicitud U5 electrónicamente a través del portal de devolución del IVA de su propia autoridad tributaria nacional, que la valida y la remite a Austria.

Uso de un agente o representante. Usted puede autorizar a un especialista para que prepare y presente la solicitud, trate con la oficina tributaria, reciba la correspondencia en Austria y gestione la devolución en su nombre. Este es el enfoque habitual para las empresas sin experiencia interna en el IVA austriaco, y también es la forma en que los solicitantes extranjeros resuelven el problema, ya mencionado, de la correspondencia que no se envía al exterior.

Tiempos de tramitación y pago

Austria trabaja con un plazo de tramitación de seis meses para las solicitudes de devolución, contado a partir de la recepción de una solicitud completa. Si la oficina tributaria rechaza una solicitud total o parcialmente, usted puede apelar; Austria ha confirmado una duración máxima de seis meses para el proceso de apelación de devoluciones y no exige un formato predefinido para la apelación.

Las devoluciones se pagan por transferencia bancaria. Asegúrese de que los datos bancarios de la solicitud sean correctos, incluso para una cuenta fuera de Austria. La mayoría de los rechazos se deben a problemas de documentación, a un certificado U70 faltante o vencido, a facturas que no están a nombre de la empresa o a partidas bloqueadas, más que a problemas de fondo con la elegibilidad. La mayoría se pueden evitar con una revisión adecuada antes de presentar la solicitud.

Errores comunes que les cuestan dinero a las empresas

1. Dejar pasar el plazo del 30 de junio. El plazo para las empresas de fuera de la UE vence antes que el del 30 de septiembre de la UE y no se puede prorrogar. Anótelo en su agenda con bastante anticipación.
2. Usar la vía equivocada. Las empresas establecidas en la UE presentan la solicitud electrónicamente a través del portal de su país; las empresas de fuera de la UE la presentan en papel ante el Finanzamt Österreich. Presentarla por el canal equivocado hace perder el plazo.
3. Presupuestar hoteles y comidas al 20%, o usar la antigua tarifa hotelera del 13%. Los hoteles, las comidas en restaurantes y el transporte local en Austria se gravan al 10%. Sobrestimar la tarifa infla la devolución esperada; usar la tarifa hotelera del 13% anterior a 2018 es sencillamente un error.
4. Solicitantes de fuera de la UE que esperan recuperar el IVA del combustible. El combustible es recuperable en la vía de la UE, pero está bloqueado en la vía de la 13.ª Directiva. Una empresa de fuera de la UE no debe contar con ello.
5. Reclamar gastos de representación. Austria bloquea el IVA de los gastos de representación. Excluya las atenciones a clientes de la solicitud.
6. Facturas a nombre del empleado. La oficina tributaria no devuelve el IVA de facturas emitidas a nombre de alguien distinto de la empresa solicitante. Pida las facturas a nombre de la empresa en el punto de venta.
7. No reclamar en absoluto. El error más común y el más costoso. Para cualquier empresa con gastos de viaje regulares en Austria, vale la pena reclamar el IVA recuperable.

Por qué los equipos en el exterior de las multinacionales austriacas suelen pasarlo por alto

Muchas filiales en el exterior de grupos austriacos envían personal a Austria con regularidad para revisiones en la casa matriz, capacitaciones y ferias comerciales. Esos viajes generan IVA recuperable, especialmente en hoteles y cuotas de eventos. Sin embargo, la devolución a menudo no se reclama, por razones previsibles.

Las finanzas locales se centran en los impuestos locales. El equipo financiero de una filial está ocupado con las obligaciones de su propio país. La recuperación del IVA austriaco queda fuera de ese marco y nunca llega a la lista de pendientes.

Cada parte supone que la otra se encarga. Es posible que la casa matriz en Austria no se dé cuenta de que el personal de una filial extranjera pagó IVA recuperable, mientras que la filial supone que la casa matriz se ocupa de los impuestos austriacos. El resultado es que nadie presenta la solicitud.

Los sistemas de gastos no lo señalan. Plataformas como SAP Concur y Oracle clasifican y aprueban bien los gastos, pero no muestran las oportunidades de recuperación del IVA extranjero. Los datos ya están registrados; solo hay que extraerlos y presentarlos por el canal correcto.

Inicie su solicitud de IVA austriaco

Gestionamos la devolución austriaca de principio a fin, para que su equipo no tenga que aprender el proceso de la oficina tributaria, controlar el plazo del 30 de junio ni diligenciar la solicitud de la 13.ª Directiva. Trabajamos directamente con los datos de gastos que usted ya tiene.

Cómo funciona:

1. Envíenos sus facturas: comparta las facturas de sus viajes de negocios a Austria del año en curso o del anterior. Aceptamos exportaciones de SAP Concur, Oracle y cualquier sistema de gastos importante, o simples escaneos.
2. Le decimos qué es recuperable: revisamos cada factura, confirmamos la tarifa correcta, señalamos lo que esté bloqueado y le damos una cifra clara. Esta revisión es gratuita y no implica ningún compromiso.
3. Presentamos la solicitud y hacemos el seguimiento: preparamos la solicitud, gestionamos el certificado U70 y la documentación, atendemos la correspondencia austriaca, la presentamos ante el Finanzamt Österreich y le hacemos seguimiento hasta el pago en la cuenta que usted indique.

Usted solo paga cuando llega la devolución. Sin recuperación, no hay cobro.

Hable con nosotros:

• Formulario de contacto: coromandel.co/es/contactenos
• Colombia: +57 320 492 5300 (Bogotá)
• Estados Unidos: +1 770 783 6966 (Atlanta, Georgia)

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Preguntas frecuentes

Referencias

1. Comisión Europea, Fiscalidad y Unión Aduanera, devoluciones del IVA de Austria bajo la 13.ª Directiva (86/560/CEE): https://taxation-customs.ec.europa.eu/system/files/2021-02/at_en.pdf
2. Portal de Servicios Empresariales de Austria (USP), Vorsteuererstattungsverfahren (procedimiento de devolución del IVA soportado): https://www.usp.gv.at/steuern-finanzen/umsatzsteuer/umsaetze-mit-auslandsbezug/vorsteuererstattungsverfahren.html
3. Ministerio Federal de Finanzas de Austria (BMF), Bundesministerium für Finanzen: https://www.bmf.gv.at/
4. PwC, Worldwide Tax Summaries, Austria, otros impuestos (tarifas de IVA): https://taxsummaries.pwc.com/austria/corporate/other-taxes