Si su empresa envía empleados al extranjero por negocios, está pagando el impuesto al valor agregado sobre sus gastos. Facturas de hotel, cuotas de congresos, comidas de negocios: el IVA está incluido en todas ellas. La buena noticia es que, en muchos países, ese IVA se puede recuperar. La pregunta es si usted lo está reclamando.
Nuestra experiencia nos dice que la mayoría de las empresas no lo hacen. En muchos casos, se debe a la falta de información sobre la recuperación de IVA. El IVA pagado en viajes de negocios internacionales simplemente se castiga como un gasto. Cada año quedan sin reclamar millones de dólares en IVA reembolsable. No tiene por qué ser así.
Coromandel SAS presta servicios de recuperación de IVA extranjero para empresas. Nos encargamos de todo el proceso: desde reunir la documentación y diligenciar los formularios correspondientes hasta presentar las solicitudes ante las autoridades tributarias. Trabajamos por resultados. Si no recuperamos su IVA, usted no paga nada.
Solicite una evaluación gratuita de recuperación de IVA
¿Qué es la recuperación de IVA en viajes de negocios?
El impuesto al valor agregado es un impuesto al consumo que se cobra sobre bienes y servicios en más de 170 países del mundo. Cuando sus empleados viajan al exterior por negocios, pagan IVA sobre el alojamiento en hoteles, las comidas, el transporte, las cuotas de congresos y muchos otros gastos relacionados. Las tarifas de IVA van del 5% al 25% según el país y el tipo de gasto.
La buena noticia: las empresas de países sin IVA pueden recuperar este impuesto. Es un proceso oficial y legalmente aprobado, regido por directivas tributarias en cada jurisdicción. En la Unión Europea, la Octava y la Decimotercera Directiva del IVA establecen el marco para las devoluciones de IVA transfronterizas.
El proceso requiere una documentación adecuada, conocimiento de los requisitos de cada país y una presentación oportuna antes de que venzan los plazos. Aquí es donde un servicio de recuperación de IVA aporta valor.
Conozca más sobre la diferencia entre recuperación, reclamación y devolución de IVA
Recuperación de IVA: ahorros de hasta el 25%
El ahorro potencial depende de su volumen de viajes y sus destinos. Estas son las tarifas estándar de IVA en algunos de los principales destinos de viajes de negocios:
| País | Tarifa estándar de IVA | País | Tarifa estándar de IVA |
|---|---|---|---|
| Austria | 20% | Japón | 10% |
| Bélgica | 21% | Países Bajos | 21% |
| Dinamarca | 25% | Noruega | 25% |
| Francia | 20% | Suecia | 25% |
| Alemania | 19% | Reino Unido | 20% |
Una empresa que gasta 100.000 libras esterlinas al año en viajes de negocios al Reino Unido podría recuperar hasta 20.000 libras en IVA. El monto recuperable real depende de las categorías de gasto y de lo que permita cada país, pero las cifras pueden ser considerables.
Lo que hoy es papel en sus archivos se puede convertir en efectivo.
Use nuestra calculadora gratuita de devolución de IVA
¿Qué gastos califican para la recuperación de IVA?
La recuperación de IVA aplica a una amplia gama de gastos de negocios incurridos en el exterior. Las categorías más comunes incluyen:
| Viajes y alojamiento | Reuniones y eventos | Operaciones del negocio |
|---|---|---|
| Estadías en hotel | Cuotas de congresos y seminarios | Comidas de negocios y gastos de representación |
| Alquiler de autos y combustible | Costos de exposiciones y ferias comerciales | Gastos de mercadeo y publicidad |
| Tarifas de taxi | Alquiler de banquetes y salas de reuniones | Honorarios legales y profesionales |
| Tren y otro transporte terrestre | Cuotas de programas de capacitación | Costos de investigación y desarrollo |
No todas las categorías son reembolsables en todos los países. Cada país tiene sus propias reglas sobre lo que califica. Algunos excluyen las comidas, otros restringen los gastos de representación. Conocemos los detalles de cada país y asesoramos en consecuencia.
Recuperación de IVA por país
Estamos creando guías detalladas para los destinos a los que más viajan nuestros clientes. Cada una expone la tarifa local de IVA, lo que su empresa puede solicitar, lo que está restringido, el plazo de presentación y cómo funciona exactamente la devolución. Empiece por su destino:
| Destino | Tarifa estándar de IVA | Guía por país |
|---|---|---|
| Reino Unido | 20% | Recuperación de IVA en el Reino Unido: sencilla para empresas de fuera de la UE desde el Brexit, con un proceso bien establecido y tiempos de procesamiento razonables. |
| Austria | 20% | Recuperación de IVA en Austria: hoteles y comidas en restaurantes gravados a solo el 10%, sin barrera de reciprocidad y sin necesidad de representante. |
| Países Bajos | 21% | Recuperación de IVA en los Países Bajos: un esquema abierto, sin barrera de reciprocidad y sin representante fiscal requerido para los solicitantes extranjeros. |
| Noruega | 25% | Recuperación de IVA en Noruega: su propio esquema nacional, sin barrera de reciprocidad, con hoteles y transporte gravados al 12%. |
| Suecia | 25% | Recuperación de IVA en Suecia: sin prueba de reciprocidad, sin representante necesario, y hoteles y comidas en restaurantes gravados a solo el 12%. |
Vienen más guías por país, incluidas Dinamarca y Finlandia. Ya recuperamos IVA de estos y muchos otros países hoy en día, así que si su destino aún no aparece en la lista, contáctenos y le diremos exactamente qué es recuperable.
Recuperación de IVA en facturas de cuentas por pagar
Nuestros servicios de recuperación de IVA van más allá de los gastos de viaje. Si su empresa recibe facturas de proveedores en países que cobran IVA, es posible que en algunas ocasiones le hayan cobrado IVA de forma indebida sobre las compras.
Esto ocurre con más frecuencia de lo que cabría esperar. Un proveedor en Alemania factura a su empresa e incluye el IVA alemán. Su equipo de cuentas por pagar procesa y paga la factura. El cargo de IVA se absorbe como un costo.
No debería ser así. En muchos casos, este IVA se puede recuperar, pero solo si sabe que debe buscarlo y actúa dentro del plazo del país.
Coromandel SAS revisa las facturas de cuentas por pagar en busca de IVA recuperable. Es un servicio adicional que puede generar retornos significativos, en particular para empresas con un volumen importante de compras internacionales.
El proceso de recuperación de IVA
Recuperar el IVA implica navegar los requisitos de cada autoridad tributaria. Distintos países tienen distintos formularios, estándares de documentación y procedimientos de presentación. Algunos han pasado a la presentación electrónica; otros todavía exigen documentación en papel. A continuación, una descripción simplificada de cómo funciona el proceso:
- Recopilación de documentos: se conservan las facturas y los recibos originales de IVA para su revisión. Estos deben cumplir requisitos de formato específicos: el número de IVA del proveedor debe estar visible, los montos deben constar con claridad y la factura debe estar dirigida correctamente.
- Revisión y validación: cada factura se revisa y se verifica para determinar si es recuperable. Evaluamos si la categoría de gasto califica, si la documentación cumple las especificaciones de devolución del país y si los montos justifican su inclusión. No presentamos facturas que no tengan una posibilidad razonable de devolución.
- Preparación de la solicitud: las solicitudes se preparan según los requisitos de cada país. Algunos países exigen registro; otros no. Los plazos varían según la ubicación del país y del solicitante. Nos encargamos de toda la complejidad administrativa.
- Presentación y seguimiento: las solicitudes se presentan ante las autoridades tributarias correspondientes. Hacemos seguimiento del avance y respondemos a cualquier consulta de las autoridades. Cuando se procesan las devoluciones, descontamos los honorarios acordados y le remitimos el saldo.
El plazo de las devoluciones varía según el país. Algunas autoridades procesan las solicitudes en pocos meses; otras tardan más. Lo mantenemos informado durante todo el proceso. Si los volúmenes lo justifican, le daremos herramientas de seguimiento en línea. Usted mismo podrá consultar en qué etapa está el proceso de devolución. Lea más sobre cómo funciona el proceso de recuperación de IVA en detalle aquí.
¿Vale la pena la recuperación de IVA para su empresa?
No todas las empresas deberían presentar solicitudes, y preferimos decírselo de entrada antes que hacerle perder el tiempo. La recuperación de IVA vale la pena cuando los números y las circunstancias coinciden. Así puede saberlo.
La recuperación de IVA suele valer la pena si:
- Viaja con regularidad a países que devuelven: los viajes recurrentes a Europa, el Reino Unido y destinos similares acumulan IVA recuperable a lo largo del año.
- Su IVA recuperable supera los mínimos del país: la mayoría de los países fijan un piso bajo, por lo general entre 50 y 500 euros o el equivalente local. El gasto regular en viajes lo supera con holgura.
- Su gasto incluye categorías recuperables: hoteles, cuotas de congresos y seminarios, alquiler de espacios, alquiler de equipos y transporte local tienen IVA recuperable en la mayoría de los países.
- Sus facturas están a nombre de la empresa: las facturas de IVA en regla, dirigidas a su empresa, son la base de cualquier solicitud.
La recuperación de IVA puede no valer la pena si:
- Su volumen de viajes es muy bajo: un solo viaje corto puede no generar suficiente IVA para superar el monto mínimo de solicitud de ese país.
- Viaja solo a países que no devuelven a su empresa: una minoría de países aplica la reciprocidad y solo devuelve a empresas de países que harían lo mismo a cambio. Le indicamos cuáles le afectan.
- Su gasto está casi por completo en categorías bloqueadas: algunos países bloquean la recuperación sobre comidas, gastos de representación y costos de vehículos. Si eso es la mayor parte de su gasto, el saldo recuperable puede ser pequeño.
- Tiene un establecimiento en el país de destino: si su empresa tiene una oficina o sucursal allí, por lo general se registra para el IVA local y recupera a través de las declaraciones, no del esquema de devolución.
El resumen honesto: si su empresa tiene viajes de negocios constantes a países que devuelven y conserva sus facturas, casi con certeza hay IVA que vale la pena recuperar. Si sus viajes son ocasionales y en su mayoría comidas, puede que no supere el umbral. Nuestra evaluación gratuita le dice de qué lado de la línea está antes de que se comprometa a nada.
Por qué las empresas eligen a Coromandel SAS
Todas las empresas de recuperación de IVA siguen las mismas reglas. Los procesos los fijan las autoridades tributarias y todos deben cumplirlos. Lo que marca la diferencia es cómo se hace el trabajo.
Honestidad y transparencia
Con Coromandel SAS, usted sabrá exactamente en qué estado están sus solicitudes en cada etapa. No exageramos el potencial de recuperación ni nos escudamos en la complejidad. Trata con personas reales que le dan respuestas claras.
Alta tasa de éxito
Estudiamos cada factura antes de presentarla. Si una factura no tiene una posibilidad razonable de devolución, no la incluimos en la solicitud. Esto ha mantenido nuestra tasa de éxito por encima del 95% y hace que sus expectativas sean realistas desde el principio.
Sin honorarios por adelantado
Trabajamos por resultados. No hay pago anticipado para usar nuestros servicios. Solo cobramos cuando recuperamos su IVA con éxito. Si no hay recuperación, no hay honorarios.
Servicio de certificación de facturas
Algunas facturas tienen errores que provocarían su rechazo: originales faltantes, números de IVA faltantes, formato incorrecto, descripciones poco claras. Ofrecemos un servicio de certificación de facturas para corregir estos problemas, trabajando con los proveedores antes de la presentación, a fin de mejorar la capacidad de recuperación.
Solicitar usted mismo o usar un especialista
La recuperación de IVA es un proceso oficial y nada le impide presentar sus propias solicitudes. Los formularios son públicos. La verdadera pregunta es si es un buen uso del tiempo de su equipo financiero. Esta es una comparación honesta.
| Aspecto | Solicitar usted mismo | Usar a Coromandel SAS |
|---|---|---|
| Reglas por país | Usted investiga las tarifas, los conceptos bloqueados y la elegibilidad de cada país | Conocemos las reglas de cada país y las aplicamos |
| Formularios e idioma | Usted diligencia el formulario de cada autoridad, a veces en el idioma local | Preparamos y presentamos el formulario correcto para cada país |
| Plazos | Usted controla distintos plazos por país, sin segunda oportunidad si se pasa uno | Controlamos cada plazo por usted |
| Documentación | Usted reúne certificados, facturas originales y firmas según el estándar de cada país | Verificamos la documentación antes de presentar y señalamos lo que falta |
| Tasa de recuperación | Los errores y los conceptos rechazados reducen lo que recupera | Descartamos los conceptos sin posibilidad razonable para mantener la solicitud limpia |
| Costo | Sin honorarios, pero con tiempo del personal y el riesgo de solicitudes perdidas o rechazadas | Honorarios por resultados, pagados solo con las devoluciones exitosas |
Cuándo tiene sentido solicitar usted mismo: una sola solicitud sencilla en un país que su equipo ya conoce, con documentación en regla y tiempo de sobra.
Cuándo un especialista se paga solo: viajes a varios países, un volumen significativo, sin experiencia interna en IVA o, sencillamente, sin ganas de controlar plazos y perseguir a las autoridades tributarias. Como trabajamos por resultados, no hay costo por adelantado ni desventaja. Si no recuperamos, usted no paga.
Países en los que recuperamos IVA
Recuperamos IVA de países de toda Europa y más allá, incluidos Austria, Bélgica, Dinamarca, Finlandia, Francia, Alemania, Irlanda, Italia, Luxemburgo, los Países Bajos, Noruega, Polonia, Portugal, España, Suecia, Suiza y el Reino Unido, entre otros.
La mayoría de los principales destinos de viajes de negocios devuelven el IVA a las empresas sin importar dónde estén domiciliadas. Una minoría aplica la regla de reciprocidad y solo devuelve a empresas de países que harían lo mismo a cambio. Para los destinos que más usan nuestros clientes, incluidos el Reino Unido, los Países Bajos y Suecia, esto rara vez es un obstáculo. Confirmamos exactamente qué aplica a su empresa y sus destinos antes de que se comprometa a nada.
No importa dónde esté domiciliado. Si su equipo viaja por negocios y el país de destino devuelve el IVA, podemos recuperarlo por usted. Puede dejarnos todo el proceso, y solo cobramos cuando recuperamos su IVA con éxito.
Plazos de presentación
Los plazos de devolución de IVA son fijos, y pasarse de uno significa que el dinero se pierde para siempre. Cuál plazo le aplica depende de dónde esté establecida su empresa y de qué país está solicitando. Hay tres patrones comunes:
- Empresa de fuera de la UE que solicita desde un país de la UE: el plazo suele ser el 30 de junio del año siguiente al año en que se incurrió en el IVA. Esta es la vía que usa la mayoría de nuestros clientes, incluidas las empresas domiciliadas en Colombia.
- Empresa de la UE que solicita desde otro país de la UE: el plazo es el 30 de septiembre del año siguiente, con presentación electrónica a través del portal tributario de su país de origen.
- Reino Unido: las solicitudes van hasta el 31 de diciembre por el año prescrito que termina el 30 de junio anterior.
Estas fechas están grabadas en piedra. Una vez que pasa un plazo de presentación, la oportunidad se pierde para siempre. Controlamos cada plazo pertinente por usted, para que nada se escape.
Cómo empezar con la recuperación de IVA
Empezar el proceso de recuperación de IVA es sencillo. Recomendamos comenzar con una evaluación de su gasto actual en viajes y de la documentación existente.
Qué necesitamos de usted:
- Facturas de muestra de viajes de negocios recientes
- Gasto anual aproximado por país de destino
- Un breve resumen de los tipos de gastos incurridos
A partir de esto, podemos darle una estimación realista del IVA recuperable y explicarle el proceso en detalle.
Coromandel SAS ofrece una consulta gratuita con nuestro consultor principal, Mano Chandra Dhas. Durante esta consulta, revisamos el potencial de recuperación de IVA de su empresa y le damos recomendaciones sobre cómo maximizar sus retornos.
Recuperar su IVA es una decisión sencilla. El proceso requiere un esfuerzo mínimo de su parte, y los retornos pueden ser considerables. ¿Por qué dejar dinero sin reclamar?
Teléfono:
- EE. UU.: +1-770-783-6966
- Colombia: +57-320-492-5300
Recursos de recuperación de IVA
Hemos reunido recursos para ayudarle a entender la recuperación de IVA y a evaluar su ahorro potencial:
- Calculadora gratuita de devolución de IVA: estime su potencial de recuperación en 36 países
- ABC del IVA: recuperación, reclamación y devolución: entienda la terminología
- Categorías de IVA reembolsable (PNG): referencia descargable
- Información sobre devolución de IVA (PDF): folleto para circular entre los departamentos de la empresa
Preguntas frecuentes
¿Quién puede recuperar el IVA de los viajes de negocios?
Las empresas que no están registradas a efectos de IVA en el país donde se incurrió en el gasto pueden, por lo general, solicitar una devolución, siempre que estén establecidas fuera de ese país y no realicen operaciones gravadas allí. La devolución corresponde a la empresa, no a los empleados individuales. Los propietarios de empresas que viajan por negocios también pueden hacerlo, y la devolución se emite a su empresa.
¿Importa dónde esté domiciliada nuestra empresa?
En la mayoría de los casos, no. La mayoría de los principales destinos de viajes de negocios devuelven el IVA a las empresas sin importar dónde estén domiciliadas. Una minoría aplica la regla de reciprocidad y solo devuelve a empresas de países que harían lo mismo a cambio, pero para los destinos que más usan nuestros clientes esto rara vez es un obstáculo. Confirmamos exactamente qué aplica a su empresa antes de que usted se comprometa.
¿Sobre qué gastos de viajes de negocios podemos recuperar el IVA?
Los gastos recuperables más comunes incluyen alojamiento en hoteles, cuotas de congresos y seminarios, costos de ferias y exposiciones, alquiler de salas y espacios para reuniones, alquiler de equipos y transporte local. Las reglas varían según el país, y algunos restringen o bloquean las comidas, los gastos de representación y los costos de vehículos. Revisamos cada factura y le indicamos qué califica en cada jurisdicción.
¿Es legítimo recuperar el IVA extranjero?
Sí. La recuperación de IVA extranjero es un proceso oficial y legalmente establecido. En la Unión Europea se rige por la Octava y la Decimotercera Directiva del IVA, y otros países operan sus propios esquemas legales de devolución. Usted recupera un impuesto que su empresa tiene derecho a recuperar, por los canales adecuados.
¿Cuánto cuesta el servicio?
Trabajamos por resultados. No hay honorarios por adelantado y la evaluación inicial es gratuita. Solo cobramos cuando recuperamos su IVA con éxito, descontando unos honorarios acordados de la devolución y remitiéndole el saldo. Si no hay recuperación, no hay honorarios.
¿Hasta cuándo hacia atrás podemos solicitar el IVA?
La mayoría de los países permiten solicitudes por el año calendario o fiscal anterior. Si tiene facturas más antiguas, en algunos países todavía podrían ser recuperables. Podemos evaluar su situación específica.
¿Cuál es el monto mínimo de la solicitud?
Los umbrales mínimos varían según el país, y suelen oscilar entre 50 y 500 euros según la duración del periodo de la solicitud. Le asesoramos sobre si su volumen de viajes justifica presentar la solicitud en cada jurisdicción.
¿Tenemos que registrarnos a efectos de IVA en los países que devuelven?
Por lo general, no. Los esquemas de devolución para empresas extranjeras son independientes del registro de IVA, por lo que en la mayoría de los países usted puede solicitar sin registrarse. Algunos exigen el registro primero, y lo gestionamos donde aplica, como parte del servicio.
¿Qué documentación debemos conservar?
Las facturas originales de IVA son esenciales. Cada una debe mostrar el número de IVA del proveedor, detallar los cargos con claridad y estar dirigida a su empresa y no a un empleado individual. Le damos orientación sobre qué recopilar y cómo conservarlo.
¿Cuánto trabajo implica para nuestro equipo?
Muy poco. Trabajamos a partir de los datos de gastos y las facturas que usted ya tiene, incluidas las exportaciones de sistemas como SAP Concur y Oracle. Usted nos envía la documentación y nosotros nos encargamos de la revisión, la preparación, la presentación y el seguimiento con las autoridades tributarias. El proceso requiere un esfuerzo mínimo de su parte.
¿Cuánto tarda el proceso de devolución?
Los tiempos de procesamiento varían según el país. Algunas autoridades devuelven en tres o cuatro meses; otras tardan entre seis y doce meses. Hacemos seguimiento de cada solicitud, respondemos a cualquier consulta de las autoridades y lo mantenemos informado en todo momento.
¿Cómo empezamos?
Empiece con una evaluación gratuita. Envíenos facturas de muestra de viajes de negocios recientes, un gasto anual aproximado por país de destino y un breve resumen de los tipos de gastos involucrados. A partir de eso, le damos una estimación realista de su IVA recuperable y le explicamos los siguientes pasos. No hay obligación.
¿Siempre vale la pena recuperar el IVA?
No siempre. La recuperación de IVA vale la pena cuando su empresa viaja con regularidad a países que devuelven y su IVA recuperable supera el monto mínimo de solicitud del país. Puede no valer la pena con volúmenes de viaje muy bajos, con gastos que están en su mayoría en categorías bloqueadas como comidas y gastos de representación, o con viajes solo a países que no devuelven a su empresa. Nuestra evaluación gratuita le indica cuál es su caso antes de que se comprometa.
¿Podemos solicitar el IVA nosotros mismos?
Sí. La recuperación de IVA es un proceso oficial y los formularios son públicos, así que usted puede presentar sus propias solicitudes. Las preguntas prácticas son si su equipo tiene el tiempo y el conocimiento por país, ya que cada país tiene sus propios formularios, plazos, conceptos bloqueados y reglas de documentación. Para una sola solicitud sencilla, quizá no necesite ayuda. En varios países o con volumen, un especialista suele recuperar más y libera a su equipo, y como trabajamos por resultados no hay costo por adelantado.