Si su empresa hace negocios en el Reino Unido, ha pagado un 20% de IVA sobre casi todo. La mayor parte, en lo relacionado con los viajes de negocios, es recuperable, y la mayoría de las empresas nunca lo reclaman.
El Reino Unido cobra una de las tarifas generales de IVA más altas entre las grandes economías. Con un 20%, el impuesto se aplica a hoteles, cuotas de congresos, costos de ferias comerciales, transporte y casi cualquier otro gasto empresarial en que incurran sus empleados durante un viaje al Reino Unido. A diferencia de muchos países donde la recuperación del IVA para empresas extranjeras está llena de restricciones, el régimen de devolución del Reino Unido es relativamente favorable. La autoridad tributaria británica, His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC), permite que las empresas extranjeras recuperen el IVA de una amplia gama de gastos, siempre que la solicitud esté debidamente documentada y se presente a tiempo.
Desde el Brexit, el Reino Unido opera completamente fuera del marco del IVA de la UE. Esto significa que el proceso para recuperar el IVA del Reino Unido es ahora el mismo para todas las empresas no británicas, ya sea que estén en Francia, Colombia o Estados Unidos. La ventaja: un proceso único y coherente. La desventaja: ya no es tan sencillo como presentar la solicitud a través del portal de la UE de su país.
Esta página explica quién califica, qué puede reclamar, qué está bloqueado y cómo funciona exactamente el proceso; también puede visitar nuestra página de servicios de recuperación del IVA para obtener más información.
Una distinción clave: no todos los cobros en el Reino Unido incluyen IVA
El Reino Unido cobra el Impuesto al Valor Agregado según la Ley del Impuesto al Valor Agregado de 1994 (Value Added Tax Act 1994), administrada por HM Revenue & Customs (HMRC). El IVA se aplica con distintas tarifas a diferentes productos y servicios: tarifa general del 20%, tarifa reducida del 5% y tarifa cero del 0%. Cabe señalar que ciertos servicios están exentos de IVA.
Antes de preparar una solicitud, vale la pena entender que muchos servicios comprados a proveedores británicos pueden no llevar IVA del Reino Unido en absoluto. Esto, de hecho, lo favorece.
Según las reglas británicas sobre el lugar de prestación, la mayoría de los servicios B2B prestados a un cliente empresarial establecido fuera del Reino Unido se consideran prestados donde está el cliente, no donde está el proveedor. Esto significa que el servicio queda completamente fuera del ámbito del IVA del Reino Unido. Ejemplos comunes:
- Servicios de consultoría y asesoría
- Servicios legales y contables
- Servicios de TI y desarrollo de software
- Servicios de gestión y capacitación
- Servicios de publicidad y mercadeo
- Suscripciones y membresías (aunque el tratamiento del IVA varía mucho según lo que ofrezca la suscripción; algunas quedan fuera del ámbito, otras llevan IVA del Reino Unido y otras están exentas. Revise cada factura individualmente)
Si un proveedor británico aplica correctamente las reglas, estos servicios deberían aparecer en su factura sin IVA (o al 0%). Si le han cobrado IVA del Reino Unido por servicios que debían quedar fuera de su ámbito, el primer paso es pedir al proveedor que emita una factura corregida, no solicitar una devolución a HMRC. También se puede pedir al proveedor que devuelva el IVA cobrado por error.
Donde el IVA del Reino Unido sí se aplica, y donde está la oportunidad de recuperación, es en los bienes y servicios consumidos en el Reino Unido: hoteles, restaurantes, alquiler de espacios, espacio de exhibición, transporte local, combustible, alquiler de equipos y gastos similares en el terreno.
¿Quién puede solicitar la devolución del IVA del Reino Unido?
Su empresa puede usar el régimen británico de devolución del IVA para empresas extranjeras si cumple todas las condiciones siguientes:
- Establecida fuera del Reino Unido: su empresa no tiene oficina, sucursal, bodega ni otro establecimiento permanente en el Reino Unido.
- No registrada para el IVA en el Reino Unido: usted no presenta declaraciones de IVA en el Reino Unido ni está obligado a registrarse para el IVA británico.
- Sin operaciones gravadas en el Reino Unido: usted no vende bienes ni servicios que generen la obligación de registrarse para el IVA en el Reino Unido. (Hay excepciones limitadas para ciertas operaciones, como los bienes comprados para reventa y luego exportados).
- Ha pagado IVA del Reino Unido en gastos empresariales que califican: usted pagó IVA sobre bienes o servicios comprados en el Reino Unido o importados al Reino Unido con fines empresariales reales.
El requisito de reciprocidad
HMRC aplica una condición de reciprocidad, pero funciona de forma más permisiva de lo que la mayoría espera. La posición publicada de HMRC es que una solicitud solo se rechazará por motivos de reciprocidad si el país de origen del solicitante tiene un régimen de devolución de IVA/GST pero se niega activamente a que las empresas británicas lo usen. Si su país no tiene ningún sistema de IVA, o no tiene un régimen de devolución que excluya a las empresas británicas, eso no es motivo de rechazo.
Este es uno de los marcos de reciprocidad más favorables entre las grandes economías. La mayoría de las empresas de países de la UE, Estados Unidos, Canadá, Australia, Japón, Suiza, Noruega, Colombia y muchas otras jurisdicciones pueden reclamar devoluciones del IVA del Reino Unido sin inconvenientes.
Para empresas registradas en Colombia: Colombia no tiene un régimen de devolución del IVA que bloquee a las empresas británicas, por lo que la reciprocidad no es un problema. Las entidades registradas en Colombia recuperan el IVA del Reino Unido de forma habitual. Esto es especialmente relevante para las filiales colombianas de multinacionales británicas y europeas, cuyos empleados viajan con regularidad al Reino Unido para visitas a la casa matriz, congresos regionales y programas de capacitación.
Si no está seguro de si su país califica, un especialista en recuperación del IVA puede confirmarlo rápidamente.
¿Qué gastos califican para la recuperación?
El Reino Unido es relativamente generoso en lo que permite reclamar a las empresas extranjeras. El principio general: si una empresa registrada en el Reino Unido pudiera deducir el IVA como impuesto soportado en una declaración de IVA normal, una empresa extranjera puede recuperar ese mismo IVA mediante el régimen de devolución.
Totalmente recuperables (100%)
- Alojamiento en hoteles: el 20% completo de IVA sobre los cargos de la habitación. Suele ser la partida recuperable más grande para los viajeros de negocios. Los cargos adicionales (parqueadero, servicio a la habitación, lavandería, minibar) también llevan la tarifa general del 20% y son recuperables por separado.
- Cuotas de congresos y seminarios: inscripción, alquiler de espacios, alquiler de equipos y de audiovisuales.
- Costos de ferias comerciales y exposiciones: alquiler de stands, costos de montaje, cuotas de inscripción, materiales de exhibición.
- Comidas en restaurantes (viáticos de empleados): comidas de los empleados mientras viajan por negocios. El 20% completo de IVA es recuperable cuando la comida es un viático del empleado, es decir, cuando el empleado trabaja fuera de su lugar habitual de trabajo. Esto es distinto de las atenciones a clientes (vea las partidas bloqueadas más adelante).
- Taxis, viajes en tren y alquiler de buses: cuando se cobra IVA. Tenga en cuenta que muchos tiquetes de tren tienen tarifa cero, así que verifique si el IVA realmente aparece en el recibo.
- Alquiler de vehículos: totalmente recuperable si el vehículo se usa exclusivamente para negocios. Cuando hay un uso mixto, empresarial y personal, es recuperable el 50% del IVA.
- Combustible (con condiciones): el IVA del combustible no es recuperable automáticamente. HMRC exige uno de tres enfoques: reclamar todo el IVA del combustible y pagar un cargo por escala de combustible (Road Fuel Scale Charge) para cubrir cualquier uso privado; llevar registros detallados de kilometraje que separen el recorrido empresarial del personal, reclamando solo la parte empresarial con las tarifas orientativas de combustible de HMRC (Advisory Fuel Rates); o no reclamar en absoluto. Para las empresas extranjeras que alquilan un vehículo para un viaje corto al Reino Unido, el enfoque más sencillo y conforme es llevar un registro de kilometraje del viaje y reclamar solo la parte de uso empresarial. Sin registros adecuados, es probable que las solicitudes de combustible se rechacen o provoquen una auditoría.
- Telecomunicaciones: cargos de telefonía celular en el Reino Unido, acceso a internet y roaming de datos facturados por redes británicas.
- Impresión, copias y útiles de oficina: comprados en el Reino Unido para uso empresarial.
- Bienes comprados para exportación: materias primas, muestras o productos comprados en el Reino Unido y exportados para uso empresarial.
- Material publicitario y de mercadeo: folletos impresos, señalización y artículos promocionales producidos en el Reino Unido.
Parcialmente recuperables
- Vehículos arrendados o alquilados con uso mixto: es recuperable el 50% del IVA del arrendamiento o alquiler. Los costos de funcionamiento (reparaciones, parqueadero) siguen siendo totalmente recuperables en la medida del uso empresarial. El combustible sigue reglas aparte (vea arriba).
- Gastos mixtos, empresariales y personales: solo es recuperable la parte empresarial. Usted debe poder justificar la división.
¿Qué está bloqueado? Las partidas no recuperables del Reino Unido
El Reino Unido tiene una lista corta pero importante de gastos en los que la recuperación del IVA está bloqueada específicamente por ley, sin importar el propósito empresarial. Equivocarse aquí es un motivo común de rechazo de las solicitudes.
Gastos de representación (el más importante)
El IVA de las atenciones ofrecidas a cualquier persona que no sea empleada de su empresa está bloqueado. Esto incluye:
- Cenas, almuerzos y bebidas con clientes
- Entradas a eventos, hospitalidad en eventos deportivos y alquiler de palcos corporativos
- Estadías de hotel para clientes o proveedores
- Regalos a contactos de negocios (por encima de un valor simbólico)
HMRC define los gastos de representación (“business entertainment”) de forma amplia: cualquier atención o entretenimiento ofrecido gratuitamente a personas que no son empleados, con el fin de crear o mantener relaciones de negocios.
La excepción para clientes extranjeros. Existe una excepción limitada para las atenciones a clientes extranjeros (no a clientes con sede en el Reino Unido). Sin embargo, en la práctica esta excepción es mucho más limitada de lo que parece en el papel, debido a la regla del “beneficio privado”.
HMRC aplica dos pruebas derivadas de la jurisprudencia europea: la “prueba de necesidad” (¿era necesario que la empresa ofreciera esta atención para realizar sus operaciones gravadas?) y la “prueba de propósito estrictamente empresarial” (¿había un propósito estrictamente empresarial, como facilitar una reunión?). Si el gasto no supera alguna de las dos pruebas, HMRC exige un cargo de IVA repercutido igual al IVA soportado reclamado, lo que anula por completo la recuperación.
En términos prácticos, esto significa:
- Recuperable (sin cargo de IVA repercutido): refrigerios básicos ofrecidos durante una reunión de negocios en su oficina, el comedor del personal o un entorno de trabajo similar. Piense en sándwiches, café y bebidas no alcohólicas servidos mientras se habla de negocios. HMRC acepta que, por la naturaleza básica y no opcional de estos refrigerios, no se genera ningún beneficio privado.
- No vale la pena reclamarlo: comidas en restaurantes con clientes extranjeros. Aunque el cliente sea extranjero y la reunión tenga un propósito empresarial real, HMRC considera que una comida en un restaurante otorga un beneficio privado a los asistentes. El cargo de IVA repercutido anulará la recuperación del IVA soportado, sin dejar un beneficio neto y añadiendo complejidad administrativa.
- Totalmente bloqueado: atenciones lujosas, eventos deportivos, salidas nocturnas, entradas de teatro y atenciones similares. No superan ni la prueba de necesidad ni la de propósito estrictamente empresarial, sin importar quién asista.
El enfoque más seguro para los equipos financieros: no incluya en su solicitud de devolución del IVA las cuentas de restaurantes con clientes (aunque sean extranjeros). Si necesita atender a clientes extranjeros durante una visita al Reino Unido, limítese a refrigerios básicos de trabajo en un entorno empresarial.
Vehículos de motor
El IVA de la compra de la mayoría de los automóviles empresariales estándar está bloqueado por completo. Esto rara vez afecta a las empresas extranjeras que usan el régimen de devolución, pero vale la pena tenerlo en cuenta si piensa comprar un vehículo en el Reino Unido.
Para los vehículos arrendados o alquilados con uso mixto, es recuperable el 50% del IVA (como se indicó antes). Es una restricción legal; no se puede alegar un porcentaje mayor de uso empresarial.
Bienes usados bajo régimen de margen
Ciertos bienes usados (vehículos, antigüedades, obras de arte) vendidos bajo el régimen de margen del IVA no llevan un cargo de IVA separado en la factura. Como no se muestra IVA, no hay nada que reclamar.
Suministros utilizados en actividades exentas
Si su empresa realiza principalmente operaciones exentas de IVA (servicios financieros, seguros, ciertas transacciones inmobiliarias), el monto recuperable puede estar restringido o ser nulo, incluso mediante el régimen de devolución.
¿Cuánto puede recuperar? Un ejemplo práctico
Considere una filial colombiana de una multinacional británica que envía un equipo de cuatro personas a Londres durante una semana de reuniones en la casa matriz, una revisión estratégica y un congreso del sector:
| Gasto | Monto (IVA incluido) | Tarifa de IVA | IVA recuperable |
|---|---|---|---|
| Hotel (4 habitaciones x 5 noches x £220/noche) | £4,400 | 20% | £733 |
| Inscripción al congreso (4 delegados x £850) | £3,400 | 20% | £567 |
| Comidas de empleados (viáticos) | £1,200 | 20% | £200 |
| Taxis y transporte local | £600 | 20% | £100 |
| Alquiler de sala de reuniones | £900 | 20% | £150 |
| Alquiler de equipos (montaje para presentaciones) | £480 | 20% | £80 |
| Impresión y materiales | £360 | 20% | £60 |
| Paquetes de datos móviles en el Reino Unido | £200 | 20% | £33 |
| Total de IVA recuperable | £1,923 |
Casi £2,000 de un solo viaje. Una empresa que envía equipos al Reino Unido dos o tres veces al año, o que mantiene relaciones continuas con clientes que exigen viajar con regularidad, puede acumular fácilmente £5,000 a £10,000 o más de IVA recuperable al año.
Nota: este ejemplo excluye las atenciones a clientes (bloqueadas) y los viajes en tren (a menudo con tarifa cero). El monto recuperable es conservador.
El año de solicitud y los plazos del Reino Unido
El Reino Unido usa un año de solicitud no estándar, diferente al de la mayoría de los países. Esto toma por sorpresa a muchas empresas.
El año prescrito va del 1 de julio al 30 de junio del año calendario siguiente.
El plazo de presentación vence el 31 de diciembre siguiente al final del año prescrito.
En términos prácticos: para los gastos realizados entre el 1 de julio de 2025 y el 30 de junio de 2026, debe presentar su solicitud a más tardar el 31 de diciembre de 2026.
Este plazo se aplica de forma estricta. HMRC no concede prórrogas, y las solicitudes tardías se rechazan sin excepción. Las solicitudes no se pueden trasladar a un año posterior.
Frecuencia de las solicitudes y montos mínimos
Puede presentar hasta 4 solicitudes por año prescrito, con al menos 3 meses entre cada una. La estructura es flexible; puede reclamar trimestralmente, cada seis meses o una vez al año.
Umbrales mínimos de solicitud:
- £130: para solicitudes que abarquen cualquier período inferior al año prescrito completo (mínimo 3 meses).
- £16: para solicitudes que abarquen el año prescrito completo de 12 meses, o el resto de un año si quedan menos de 3 meses.
En la práctica, el esfuerzo administrativo hace que las solicitudes por debajo de aproximadamente £2,000 no justifiquen el tiempo invertido si se gestionan internamente. Es justo aquí donde un especialista en recuperación aporta valor, porque agrupa y procesa solicitudes de manera eficiente para varios clientes.
Los anteriores son los umbrales mínimos que establece HMRC. Nosotros tenemos nuestros propios umbrales mínimos, por debajo de los cuales no vale la pena el tiempo que debemos dedicar al proyecto. Nuestro nivel es de UKL 300 por solicitud.
Documentación requerida
HMRC es minucioso en sus requisitos documentales. Las solicitudes incompletas o que no cumplen las normas son la principal causa de rechazo.
Formulario VAT65A
Es el formulario de solicitud del régimen de devolución. Debe diligenciarse electrónicamente; HMRC no acepta entradas manuscritas en la relación de facturas (la pregunta 9, la relación de facturas, debe estar escrita a máquina). El formulario recoge lo siguiente:
- Los datos de su empresa (nombre, dirección, naturaleza de la actividad)
- El año prescrito y el período de la solicitud
- Una relación de cada factura reclamada, con los datos del proveedor, la fecha de la factura, la descripción de los bienes o servicios y el monto del IVA
Certificado de Condición (Certificate of Status)
Debe presentar un Certificado de Condición (equivalente al VAT66A) expedido por la autoridad tributaria u organismo oficial del gobierno de su país de origen. Este confirma que su empresa está establecida y registrada para efectos tributarios en esa jurisdicción.
Detalles clave:
- El certificado debe ser original. HMRC no acepta copias.
- Tiene una vigencia de 12 meses desde su fecha de expedición. Debe renovarlo cada año si presenta solicitudes recurrentes.
- Debe expedirlo una autoridad oficial; no se acepta una carta de su contador o abogado.
- HMRC ahora acepta certificados de condición electrónicos, siempre que la autoridad que los expide tenga un sistema de validación en línea que HMRC pueda verificar.
Para empresas colombianas: la DIAN puede expedir un certificado de situación tributaria (Certificado de Existencia y Representación Legal, o una
certificación basada en el Registro Único Tributario (RUT)) que cumple este requisito. Su contador o la oficina de la DIAN pueden prepararlo.
No incluir un Certificado de Condición vigente es uno de los motivos más comunes de rechazo de las solicitudes, sobre todo para quienes las presentan por primera vez.
Facturas de respaldo
Debe presentar copias de todas las facturas con IVA que respaldan la solicitud. Cada factura debe mostrar:
- El nombre, la dirección y el número de registro de IVA en el Reino Unido del proveedor
- La fecha del suministro y el número de la factura
- Una descripción clara de los bienes o servicios
- El monto neto, la tarifa de IVA y el monto del IVA, por separado
- El nombre del empleado y la dirección de la empresa donde trabaja el empleado
Importante: HMRC ahora acepta copias de las facturas enviadas electrónicamente. Ya no es necesario enviar las facturas originales en papel por mensajería. Sin embargo, debe conservar todas las copias físicas originales hasta que HMRC haya tramitado su solicitud. HMRC se reserva el derecho de pedir los originales en cualquier momento del proceso de revisión.
Pruebas adicionales
Según la naturaleza del gasto, HMRC puede pedir:
- Contratos o confirmaciones de reserva
- Registros de participación en eventos (escarapelas de congresos, confirmaciones de expositor)
- Prueba de que los bienes se exportaron desde el Reino Unido
- Pruebas que respalden el propósito empresarial de los gastos reclamados
Cómo presentar una solicitud
Presentación electrónica (recomendada)
HMRC ahora admite solicitudes electrónicas mediante su Servicio de Intercambio Seguro de Datos (Secure Data Exchange Service, SDES). Es el método preferido y acelera significativamente la tramitación.
Para usar el SDES:
- Solicite acceso: escriba un correo a la Unidad de Devoluciones a Extranjeros de HMRC (Overseas Repayment Unit, ORU) para registrarse en el SDES. No es inmediato; dé tiempo a HMRC para configurar su acceso.
- Diligencie el formulario VAT65A electrónicamente.
- Escanee y cargue todas las facturas de respaldo y el Certificado de Condición a través del SDES.
- Reciba un comprobante con fecha que confirme la presentación. Consérvelo; es su prueba de que presentó la solicitud a tiempo.
Presentación por correo
Si no puede usar el SDES, puede enviar su solicitud por correo a:
HM Revenue and Customs
Compliance Centres
VAT Overseas Repayment Unit
S1250 Benton Park View
Newcastle upon Tyne
NE98 1YX
United Kingdom
El Certificado de Condición original debe enviarse por correo, aunque el resto de la solicitud se presente electrónicamente. HMRC puede pedir el comprobante de envío para confirmar que la solicitud se presentó antes del plazo del 31 de diciembre.
Uso de un agente
Puede nombrar a un agente con sede en el Reino Unido o a un especialista en recuperación del IVA para que presente las solicitudes en su nombre. El agente se registra ante HMRC para hacer presentaciones en nombre de su empresa, se encarga de reunir la documentación y mantiene la correspondencia con HMRC durante todo el proceso. Es el enfoque más común para las empresas sin experiencia interna en el IVA del Reino Unido.
Se necesita un poder o una carta de autorización para autorizar al agente.
Tiempos de tramitación y pago
HMRC busca tramitar las solicitudes de devolución de empresas extranjeras en un plazo de 6 meses a partir de su recepción, aunque los tiempos varían según la complejidad de la solicitud, el volumen y la calidad de la documentación.
Las devoluciones se pagan por transferencia bancaria internacional (SWIFT) directamente en la cuenta bancaria indicada en su solicitud. Asegúrese de que sus datos bancarios, incluidos el código SWIFT/BIC y el IBAN (o el número de cuenta y el código de ruta en el caso de bancos de Estados Unidos), sean correctos en el formulario. Los errores causan demoras importantes.
Si no ha recibido ninguna comunicación de HMRC en los 6 meses siguientes a la presentación de su solicitud, puede escribir un correo a la Unidad de Devoluciones a Extranjeros, adjuntando el comprobante con fecha del SDES como prueba de presentación.
Si su solicitud es rechazada
HMRC dará por escrito las razones de cualquier rechazo total o parcial. Usted tiene dos opciones:
- Pedir una revisión interna: solicitar que la decisión la revise un funcionario de HMRC que no haya participado en la decisión original. Es gratuita y a menudo resuelve problemas causados por documentación faltante o por una clasificación errónea.
- Apelar ante el First-tier Tribunal: un tribunal independiente que conoce de controversias tributarias. Es un proceso formal y por lo general solo se justifica para montos significativos.
En la práctica, la mayoría de los rechazos se relacionan con deficiencias de documentación (facturas faltantes, Certificado de Condición vencido, facturas que no están a nombre de la entidad solicitante) más que con problemas de fondo sobre la elegibilidad. Un especialista a menudo puede evitar estos problemas antes de la presentación.
El factor Brexit: qué cambió
Antes del 1 de enero de 2021, las empresas con sede en la UE podían reclamar el IVA del Reino Unido a través del sistema electrónico transfronterizo de devoluciones de la UE (el mecanismo de la 8.ª Directiva). Era un proceso relativamente ágil, gestionado a través del portal tributario del país de origen del solicitante.
Después del Brexit, este mecanismo ya no se aplica. Todas las empresas no británicas, incluidas las de la UE, deben usar ahora el mismo proceso: el formulario VAT65A, el Certificado de Condición y la presentación directa ante HMRC.
Qué significa esto en la práctica
Para las empresas de la UE: el proceso es más administrativo que antes. Ya no puede presentar la solicitud a través del portal de su país. Debe obtener un Certificado de Condición, presentar la solicitud directamente ante HMRC (por el SDES o por correo) y gestionar la correspondencia usted mismo o a través de un agente. El año de solicitud (de julio a junio) y el plazo (31 de diciembre) difieren del ciclo de año calendario de la UE con plazo el 30 de septiembre. Adaptarse a este calendario es esencial.
Para las empresas de fuera de la UE: nada ha cambiado. El proceso del Reino Unido siempre ha usado la vía VAT65A para los solicitantes de fuera de la UE. Si acaso, el Brexit ha nivelado el terreno.
Excepción de Irlanda del Norte: las empresas establecidas en Irlanda del Norte todavía pueden usar el sistema electrónico de la 8.ª Directiva de la UE para el IVA causado en Estados miembros de la UE, debido al Protocolo de Irlanda del Norte. Esto no afecta las solicitudes por IVA causado en Gran Bretaña (Inglaterra, Escocia y Gales).
Errores comunes que les cuestan dinero a las empresas
- Dejar pasar el plazo. El cierre del 31 de diciembre para el año de solicitud de julio a junio no se parece al de ninguna otra jurisdicción importante de IVA. Las empresas acostumbradas a los plazos de la UE (30 de septiembre del año calendario siguiente) o a la cultura de prórrogas tributarias de Estados Unidos son especialmente vulnerables.
- Confundir viáticos con gastos de representación. Las comidas de los empleados durante un viaje de negocios son viáticos, y son recuperables. La misma comida con un cliente presente se convierte en gasto de representación, que está bloqueado. La distinción depende de quién se sienta a la mesa, y HMRC la toma en serio. Aunque el cliente sea extranjero, las comidas en restaurantes normalmente generan un cargo de IVA repercutido por “beneficio privado” que anula la recuperación. Excluya de la solicitud todas las cuentas de restaurante con clientes presentes.
- Reclamar combustible sin los registros adecuados. Incluir simplemente los recibos de combustible en una solicitud, sin registros de kilometraje, despertará sospechas. HMRC espera que usted demuestre la parte de uso empresarial mediante uno de sus métodos aprobados (tarifas orientativas de combustible con registros de kilometraje, o cargos por escala de combustible). Las solicitudes de combustible sin registros de respaldo son un detonante común de auditorías.
- Aceptar cobros de IVA que no deberían existir. A veces, los proveedores británicos cobran IVA por error en servicios que deberían quedar fuera de su ámbito según las reglas del lugar de prestación. Reclamar la devolución de un IVA cobrado por error es más complejo que simplemente pedir al proveedor que corrija la factura. Verifique antes de pagar. Por lo general, HMRC le indica al solicitante que se comunique con el proveedor y obtenga la devolución del IVA, que no debió cobrarse en primer lugar.
- Presentar comprobantes de tarjeta de crédito en lugar de facturas con IVA. El comprobante de una tarjeta de crédito que muestra un total no es una factura con IVA. Usted necesita la factura completa del proveedor, con su número de IVA, el monto neto y el IVA por separado. Los hoteles y los proveedores de congresos la emiten si se les pide, pero usted debe pedirla.
- Certificado de Condición vencido. La vigencia de 12 meses significa que las empresas que presentan solicitudes anuales deben pedir un certificado nuevo cada año. Si vence antes de la presentación, la solicitud se rechaza.
- Reclamar IVA en partidas con tarifa cero. Los tiquetes de tren, por ejemplo, suelen tener tarifa cero en el Reino Unido. Si no se cobró IVA, no hay nada que recuperar. Incluir partidas con tarifa cero en una solicitud sugiere descuido y puede provocar una revisión más detallada de toda la solicitud.
- No reclamar en absoluto. Este es el mayor error. Muchas empresas suponen que recuperar el IVA extranjero es demasiado complicado o que los montos no justifican el esfuerzo. Para cualquier empresa que gaste más de unos pocos miles de libras al año en viajes de negocios al Reino Unido, el IVA recuperable es dinero real, a menudo entre el 15 y el 17% del gasto total que califica (después de descontar las partidas en las que no se cobró IVA).
Por qué las filiales colombianas suelen desaprovechar esta oportunidad
Muchas filiales colombianas de multinacionales británicas y europeas envían empleados al Reino Unido con regularidad para reuniones en la casa matriz, revisiones anuales, sesiones de estrategia regional y congresos del sector. Estos viajes generan un IVA recuperable significativo, sobre todo en estadías de hotel y cuotas de eventos.
Sin embargo, la devolución a menudo no se reclama. Algunas razones por las que esto sucede:
El equipo financiero se centra en las obligaciones tributarias colombianas. El IVA, la retención en la fuente y los reportes a la DIAN consumen la atención del personal financiero local. La recuperación del IVA del Reino Unido no está en su radar porque queda completamente fuera del marco tributario colombiano.
La casa matriz supone que la filial se encarga (y viceversa). Como los gastos los realizan los empleados de la entidad colombiana, es posible que la casa matriz en el Reino Unido no se dé cuenta de que hay una devolución por reclamar. Mientras tanto, el equipo colombiano puede suponer que la casa matriz se ocupa de los asuntos tributarios del Reino Unido. El resultado: nadie reclama.
Los sistemas de gestión de gastos no señalan la oportunidad. Plataformas como SAP Concur, Oracle y otras son excelentes para clasificar y aprobar gastos, pero no identifican automáticamente las oportunidades de recuperación del IVA extranjero. Los datos están ahí; solo hay que extraerlos y presentarlos por el canal correcto.
Un especialista en recuperación del IVA puede trabajar directamente con sus datos de gastos, sin importar qué sistema use, para identificar las facturas que califican, preparar solicitudes conformes a las normas y presentarlas ante HMRC en su nombre.
Cómo puede ayudarle Coromandel
Coromandel recupera el IVA en nombre de empresas que operan en Colombia. Gestionamos de principio a fin todo el proceso de devolución del Reino Unido: revisamos sus facturas y registros de gastos, identificamos lo que es recuperable (y señalamos lo que no), preparamos solicitudes VAT65A conformes a las normas, gestionamos el requisito del Certificado de Condición, presentamos la solicitud a través del portal electrónico de HMRC y hacemos el seguimiento hasta que se pague su devolución.
Trabajamos directamente con su equipo financiero en Bogotá. Usted no necesita aprender el régimen británico de devolución del IVA, registrarse en el SDES ni controlar el año de solicitud de julio a junio. Nosotros nos encargamos de la parte británica; usted se concentra en dirigir su empresa.
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