Un Angulo Profesional para Manejar sus Necesidades de Viaje

Los viajes de hoy han pasado por cambios importantes. Las comisiones de su agente de viajes han desaparecido.  Para sobrevivir, necesita innovar.  El manejo de los Viajes Corporativos se está reinventando.  En tal escenario, usted el cliente, necesita estar en la cima de la metamorfosis por la que atraviesa la industria. El entorno posterior a la recesión, ha traído más aspectos que deben ser considerados. La administración es clave para garantizar que obtenga lo mejor para sus gastos de viajes.

La empresa de Gestión de Viajes Adecuada

¿Sus Empresa de Gestión de Viajes está considerando todo el espectro de su Presupuesto de Viajes y Entretenimiento (T&E) al manejar sus cuentas de viajes? ¿Están aportando ahorros efectivos a la mesa? ¿Están demostrando ahorros adicionales potenciales en su reunión de revisión de negocios?

Hoy en día la Gestión de Viajes Corporativos es un negocio complejo. Ya no puede ser manejado por un agente de viajes al estilo antiguo que concentra principalmente sus esfuerzos en el suministro de una reserva de vuelo o hotel decente, y el servicio de documentación. La Gestión de Viajes Corporativos es más que eso. Debe ser capaz de entregar todo lo programado en su presupuesto. También se trata de crear ahorros efectivos. Procesos de reserva y documentación.

Los procesos de reserva precisos son vitales para organizar un viaje exactamente como quiere el viajero de negocios. Esto, por supuesto, significa que una gran cantidad de datos precisos tiene que ir a los sistemas. Para evitar el trabajo repetitivo, los Sistemas de Distribución Global (GDS) como Amadeus  o  Sabre, tienen lo que se llama un Perfil de Reserva de Pasajeros, en el Negocio. Las mejores Empresas de Gestión de Viajes son capaces de migrar la mayoría de los datos requeridos, directamente desde los sistemas de Recursos Humanos (HR) de la Compañía al GDS. A continuación, el viajero actualiza su perfil con preferencias de comida/asiento y cualquier otro dato importante. La información se mueve sin problemas desde los sistemas de la empresa del cliente al GDS. Al hacer una reserva, todo lo que tiene que hacer un Agente de Reservas es mover los datos del Perfil de Reserva del Pasajero a una pantalla de reserva para hacer la misma. Esto se logra con sólo unos pocos clics del ratón de la computadora.

Herramienta de Auto Reserva (SBT)

Algunas empresas eligen un método de Reservas de Autoservicio (SSR) para reducir los costos. Los viajeros corporativos o sus asistentes utilizan una Herramienta de Auto Reserva en línea (SBT), que se instala en computadoras personales, portátiles y otras máquinas dentro del entorno corporativo, para hacer sus reservas de aerolíneas y hoteles. El software está disponible a través del GDS, y está vinculado a los sistemas de las Empresas de Gestión de Viajes (TMCs). Algunas empresas incluso llevan el proceso a Auto-Ticketing. Los viajeros emiten sus propios billetes sentados en sus oficinas o casas. Todo el proceso de Auto Reserva, reduce la carga de trabajo en los Consultores de Viajes lo que a su vez da paso a una reducción de la Tarifa de Transacción.

Sistemas Intermedios y Administrativos

Una vez que se ha emitido un tiquete o documento, debe ser reportado a la Aerolínea, la Oficina local del Plan de Liquidación de Facturación (BSP) para la contabilidad apropiada y los pagos relacionados. Esto se hace generalmente automáticamente a través del GDS. Si se utilizó una tarjeta de compra o una tarjeta de crédito virtual, las compañías de tarjetas de crédito también deben ser notificadas. Eso también se suele integrar en el GDS. El siguiente paso en el proceso es el sistema Administrativo. En algunos casos, se sabe que las empresas de GDS también se involucran en esa área. Si no es así, el TMC tendrá que automatizar el proceso de contabilidad y facturación del cliente. En el área del Golfo Pérsico, se sabe que los TMC proporcionan crédito por su propia voluntad a clientes seleccionados. Eso requiere otro proceso de facturación y liquidación. En otras partes del mundo todo el proceso es manejado por soluciones de pago con tarjeta de crédito.

Informes de Información de Gestión (MIR)

La mayoría de los TMC proporcionarán informes de información de gestión estándar mensual/trimestralmente. Pueden cobrar cantidades adicionales por informes específicos de cuentas especializadas. Si su empresa opta por una solución de pago con tarjeta de crédito o una tarjeta de compra, las principales compañías de tarjetas de crédito hoy en día proporcionan un excelente MIR.

Gestión de Relaciones con Cuentas o Clientes

Las TMCs suelen proporcionar Administración de Cuentas a clientes con grandes cuentas. La persona suele ser una experta en Gestión de Viajes. Aconsejará al cliente desde el principio. Desde la implementación de la Política de Viajes del cliente si existe, hasta el asesoramiento a los clientes sobre ahorros de costos. Dependiendo de los gastos de viaje del cliente, normalmente habrá opciones. A menudo, estos pueden apuntar en la dirección de consolidaciones con aerolíneas específicas o con cadenas hoteleras seleccionadas. Las consolidaciones globales también son posibles para situaciones multinacionales. El Gerente de Cuentas del Cliente debe ser capaz de asesorar sobre temas como Seguros de Viaje, Devolución del IVA, Soluciones de pago con Tarjeta de Crédito, etc. El Gerente de cuentas también será responsable de las revisiones periódicas de negocios, tal como se especifica en el contrato con el cliente.

Precios

Al igual que la mayoría de los otros procesos relacionados con los viajes, los precios pueden ser un proceso complejo o, a veces, sorprendentemente, uno muy sencillo y fácil. Casi todos los precios de hoy en día se basan en las transacciones y el tiempo necesario para hacer una reserva, ya sea en una aerolínea, hotel o alquiler de coches.

Las principales TMCs pueden darle el tiempo medio de reserva tomado para su cuenta específica. Las TMCs pueden darle una tarifa Incluida: en otras palabras, una tarifa para reserva de aire, hotel y coche o, dividir la tarifa por servicio. También pueden darle diferentes combinaciones de servicios dependiendo de los requisitos del cliente. Una vez más, si su empresa opta por un SBT, ahorrará tiempo para la TMC y reducirá sus costos, lo que resulta en tarifas de transacción más bajas. La Gestión de Cuentas puede tener un costo separado y dependerá del número de visitas, llamadas telefónicas y análisis que puedan estar involucrados en la administración de la cuenta de Viajes.

Punto de Referencia

El proceso de fijación de objetivos para la TMC se conoce a menudo como Bench-marking. Por ejemplo, un cliente puede decirle a su TMC: “Mi presupuesto de T&E para el año es de 2 millones de dólares estadounidenses. Si ahorra el 10% del presupuesto para mi Compañía, le pagaré el 10% de los ahorros a usted, como un bono”. Incluso pueden poner el Bench-marking en una escala: cuanto más ahorra el TMC para el cliente, más ganarán como bonificación. Esto implica muy a menudo negociación y el análisis de cantidades bastante altas de datos. Por lo general, sólo las empresas más grandes se involucran en el Bench-marking.

Nuestro Servicio de Viajes Corporativos tiene como Objetivo Proporcionar a nuestros clientes:

  • Setting up of internal processes including Travel Policies, if necessary.
  • Taking over the complex job of Travel negotiations with Airlines and other suppliers.
  • Improving the efficiencies of your existing Travel Agent.
  • Reducing your Travel costs, or getting you more Travel for less money.
  • Configuración de procesos internos incluyendo Políticas de Viaje, si es necesario.
  • Asumir el complejo trabajo de las negociaciones de viajes con Aerolíneas y otros proveedores.
  • Mejorar la eficiencia de su agente de viajes existente.
  • Reducir sus costos de viaje o conseguirle más viajes por menos dinero.

Agregar Valor a su Negocio

Con muchos años de experiencia en la gestión de viajes, agregamos valor a las empresas clientes de varias maneras. La administración de su cuenta de viajes, la configuración de los servicios de viaje que mejor se adapte a sus necesidades, la formación de los agentes de reserva y el trabajo con los Call Centres. Estas son algunas de nuestras áreas clave de especialización.

¿Cómo Beneficiarán estos Servicios a su Organización?

Al tener profesionales experimentados de viajes de su lado se asegurará de que siempre obtenga la mejor relación calidad-precio.  Puede estar seguro de mejores servicios de viaje a costos más bajos.

Teniendo a su lado profesionales con experiencia en Viajes, usted puede estar seguro de obtener un mejor servicio a costos más bajos. Contáctenos.

Gestión de Viajes – Preguntas Frecuentes

Que es la Gestión de Viajes Corporativos?

En pocas palabras, Gestión de Viajes Corporativos es la habilidad y la capacidad de proporcionar todos los requisitos de viajes y hoteles para los que una empresa se programa, a un costo menor que el presupuestado, sin comprometer los estándares de viajes y alojamiento.

¿Importa el tamaño de una Empresa de Gestión de Viajes (TMC)?

En una palabra, “”Sí. ” la Gestión de Viajes Corporativos es un partido jugado por los chicos grandes. Las Empresas de Gestión de Viajes necesitarán volúmenes grandes para negociar eficazmente en nombre de los clientes. También habrían gastado grandes dólares en tecnología de la información, creando un ciclo cerrado efectivo, que implica muchos procesos de pedido y realización. 

¿Qué volumen de gastos de viaje haría que la Gestión de Viajes Corporativos sea significativa?

Un gasto en viajes aéreos de 1 millón de US dólares será un buen comienzo. Habrá casos en los que la Compañía de Gestión de Viajes podrá utilizar sus volúmenes combinados de clientes, para fortalecer acuerdos con proveedores, lo que un agente de viajes pequeño no podrá lograr.