Un documento muy importante para que los viajes de negocios transcurran sin contratiempos, y para la seguridad y la comodidad de los empleados, es la política de viajes corporativos. Es el documento central que determina cómo las distintas áreas de la empresa cumplen sus políticas y lineamientos cuando se trata de viajar por cuenta y en nombre de la empresa. Puede marcar la diferencia entre un viaje de negocios exitoso y un viajero frustrado que solo quiere volver a casa. Veamos en detalle cómo redactar una política de viajes corporativos eficaz.
Tabla de Contenido
¿Qué es una política de viajes corporativos?
El documento de política de viajes corporativos establece las reglas de los viajes corporativos que deben seguir los empleados de una empresa. Garantiza que los viajes por cuenta y en nombre de la empresa se manejen en sintonía con la visión de la empresa, y de manera uniforme en toda la organización. La aplicación adecuada de la política de viajes corporativos garantizará que todos los viajes de negocios cumplan los objetivos financieros de la empresa de manera eficaz y con pocas complicaciones.
Por qué las grandes empresas necesitan una política de viajes
Las grandes empresas sin duda necesitan una política de viajes corporativos integral. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas (pymes) pueden no necesitar una política así. Para las pymes, un documento de política de viajes puede ser excesivo.
Los presupuestos de viaje más pequeños se pueden manejar fácilmente con unas cuantas reglas y normas, mientras que las grandes corporaciones, con intereses y presencia en distintos países y con presupuestos de viaje de varios millones de dólares, no pueden prescindir de una política de viajes.
Una política de viajes bien redactada y aplicada de manera eficaz puede ahorrarle a una multinacional cientos de miles de dólares.
Dicho esto, tenga en cuenta que con la llegada de la inteligencia artificial (IA), se avecinan cambios. Todo el proceso de redactar una política de viajes y aplicarla va a cambiar.
He visto algunas buenas políticas de viajes. He visto muchas que son apenas regulares. También he visto a viajeros abusar de la política de viajes, y a algunos sacarle el cuerpo para acomodarla a su propio estilo de vida percibido. Esto ocurre cuando no hay una adhesión total a las reglas y normas de la empresa, a menudo en las grandes corporaciones. Veamos con más detalle cómo sería una buena política de viajes.
¿Quién debe redactar la política de viajes corporativos?
La primera pregunta que se hacen muchas empresas es quién debe redactar la política de viajes. La respuesta corta es que las personas que no conocen mucho del sector de los viajes no deberían participar en la redacción de la política. Aunque varias personas de la empresa pueden estar en capacidad de redactarla, creemos que es mejor dejarla en manos del gerente de viajes de la empresa o de un consultor profesional en viajes corporativos. Veamos las razones.
He visto muchas empresas que se la dejan al departamento de compras. Simplemente porque está a cargo de comprar todo para la empresa, ya sean bienes o servicios. Sin embargo, muy pocas buenas políticas nacen en ese departamento. De ninguna manera subestimo sus capacidades. He conocido a muchos gerentes de compras buenos y capaces, pero sostengo que redactar la política de viajes no es realmente de su competencia. No puede ser su trabajo.
Algunas empresas parecen encargarle la redacción de la política al departamento de recursos humanos. Por supuesto, este departamento trata con los empleados que viajan; pero eso no significa que deba encargarse de redactar la política.
Algunas empresas intentan el método de “copiar y pegar”. Usan sus contactos, o sus firmas de contabilidad, para conseguir algunos modelos de políticas de viajes, les hacen algunas modificaciones y publican su propia política de viajes. Personalmente, no soy partidario de un método de “copiar y pegar” total, porque lo que aplica a la empresa A puede no aplicar a la empresa B.
El gerente de viajes debe redactar la política de viajes
Si yo fuera el director ejecutivo de una empresa progresista, llamaría a mi gerente de viajes y le asignaría esa responsabilidad. Sin embargo, le pediría a esa persona que elaborara el documento en consulta conmigo y también con los departamentos de recursos humanos, finanzas y compras. Es importante contar con los aportes del director ejecutivo, porque a menudo es la única persona que tiene una visión completa del rumbo trazado para la empresa, sus metas y sus objetivos.
Recursos humanos, porque participa en todo lo relacionado con los empleados; compras, porque a menudo participa en diversas solicitudes de propuesta (RFP), y finanzas, porque es el área que se ocupa de los asuntos financieros, incluidos todos los pagos y reembolsos de los gastos de un viaje de negocios.
¿Por qué debería ser parte del trabajo del gerente de viajes? Simplemente porque esa persona conoce bien los viajes. Redactar una política de viajes requiere un conocimiento profundo de los viajes corporativos y de sus diversos matices. Incluye un conocimiento de primera mano de los procesos de reserva y documentación de los viajes aéreos.
También entran en juego las negociaciones con los hoteles y con otros proveedores que influyen en los viajes corporativos. Al final, será el gerente de viajes quien aplique la política, y aplicarla bien dará buenos resultados en todos los frentes.
Pida a un consultor de viajes con experiencia que redacte la política
Como alternativa, una empresa podría contratar a un consultor experimentado en viajes corporativos para que trabaje con el gerente de viajes en la redacción de la política de viajes. Coromandel SAS se encarga de redactar este tipo de políticas. Comuníquese con nosotros y con gusto lo guiaremos en el proceso.
Defina los objetivos de la política de viajes corporativos
Se recomienda que los objetivos de la política de viajes estén claramente definidos. Estos objetivos deben aparecer al comienzo de la política. Pueden incluir:
- Una declaración clara de cuáles son los objetivos de viaje de la empresa.
- Lo que la empresa espera lograr, y por qué medios.
- También sería útil destacar en esta sección las políticas de seguridad, salud y medio ambiente.
Tenga en cuenta las necesidades de los empleados
Al crear una política de viajes, hay que tener en cuenta las necesidades de los empleados. Por ejemplo, no le conviene a una empresa insistir en que un viajero cambie de vuelo en un punto intermedio y convierta un viaje de 6 horas en una odisea de 14 horas, solo porque ese viaje costaría menos.
Un empleado cansado no podrá desempeñarse bien en su destino, lo que podría afectar negativamente a la empresa. Realmente no hay nada de malo en consentir un poco al viajero, por ejemplo, permitiendo que los viajeros de alto nivel viajen en clase ejecutiva.
La política de viajes debe cubrir todos los aspectos de los viajes de los empleados. Debe cubrir cada necesidad y, potencialmente, abordar cada situación que pueda presentarse durante un viaje de negocios.
Defina la clase de viaje
La política de viajes debe indicar claramente quién tiene derecho a viajar en qué clase. Hay empresas que distinguen entre clase económica, clase ejecutiva e incluso primera clase.
Nunca debe dejarse en manos de la interacción entre el viajero y el personal de reservas de la compañía de gestión de viajes (TMC) la decisión sobre qué clase reservar.
En el Golfo Arábigo me he encontrado con viajeros que presionan al personal de viajes para que les consigan un ascenso a clase ejecutiva porque su empresa “está pagando la tarifa económica completa”. Desde la perspectiva del agente de reservas, una política de viajes bien redactada evita esas situaciones difíciles.
Defina la elección de aerolíneas y hoteles
La política debe indicar con toda claridad qué aerolíneas, cadenas hoteleras y empresas de alquiler de vehículos se pueden utilizar, y si hay acuerdos hoteleros negociados. Puede ser buena idea darle al empleado varias opciones de hotel en cada destino al organizar el programa hotelero de la empresa.
Como la TMC recibirá una copia de la política de viajes, tendrá automáticamente la información necesaria para reservar vuelos, alojamiento en hoteles o alquiler de vehículos. No será necesaria ninguna otra conversación entre el encargado de viajes de la empresa y el agente de reservas de la TMC.
Herramienta de reservas y procedimientos de emisión
Si la empresa usa una herramienta de reservas de viajes en línea para reservar todos los aspectos del viaje, la política de viajes debe indicar claramente que las reservas del viajero y de los vuelos serán responsabilidad del viajero.
Se ha observado con frecuencia que los viajeros corporativos hacen todo lo posible por trasladar la responsabilidad de las reservas al personal de la TMC. Si eso se permite, la TMC debería poder cobrarle a la empresa el tiempo adicional dedicado a la cuenta.
La emisión (de tiquetes aéreos y vouchers) puede o no formar parte del proceso acordado. Si la responsabilidad de la emisión recae en la compañía de gestión de viajes (TMC), la política debe detallar el proceso con el que se manejará, con la medición de los estándares de servicio claramente definida.
Aprobación previa al viaje
Todas las aprobaciones internas previas al viaje que se requieran deben especificarse en la política de viajes. Si la empresa tiene sistemas internos que pueden manejar el proceso de aprobación, ese proceso también debe especificarse en la política, para que la TMC entienda mejor los procesos de la empresa. Tanto el viajero como el personal de reservas de la TMC deben conocer el proceso de aprobación previa al viaje. Así se evitarán más adelante las situaciones de “él dijo” y “ella dijo”.
Seguro de viaje
Hoy en día, muchas empresas aseguran a todo su personal que viaja directamente con compañías de seguros. Si no existen esos acuerdos, a la empresa le convendría especificar en la política qué compañías de seguros y qué planes puede usar la TMC.
El documento de política de viajes también tendrá que indicar si cada viaje debe estar cubierto individualmente por la póliza de seguro, o si la TMC puede celebrar un acuerdo con una compañía de seguros, en nombre de la empresa, para cubrir a un número predeterminado de viajeros durante un año.
Cabe anotar que comprar los tiquetes aéreos con una tarjeta de compras reconocida permite obtener un seguro gratuito. Lea más sobre estas facilidades.
Seguridad, salud y medio ambiente
Es importante que la empresa incluya en el documento sus estándares de seguridad y salud, para que la TMC sepa qué se puede reservar y qué no.
Hoy el medio ambiente es asunto de todos. Eso también tendrá que incluirse en la política de viajes. Por ejemplo, si las aerolíneas y los hoteles negociados no se pueden reservar en un destino no presupuestado, la política de viajes tendrá que indicarle a la TMC qué hoteles o aerolíneas se pueden usar.
Política de comidas y gastos de representación
Los viajeros deben saber si sus comidas y gastos de representación (por ejemplo, si atendieron a un contacto de negocios importante) están incluidos en sus viáticos diarios o si se les reembolsarán esos gastos a su regreso. La política también debe cubrir las propinas a los proveedores de servicios o al personal de los restaurantes que pueda estar involucrado.
Taxis y alquiler local de vehículos
Un empleado puede usar a menudo taxis locales y alquiler de vehículos que no se reservaron antes de su llegada a un destino determinado. La política debe indicar claramente los derechos del empleado y cómo se manejarán los reembolsos.
Planear la devolución del IVA
Muchas empresas parecen olvidarse por completo de la devolución del IVA en los viajes de negocios. Recuperar el IVA podría representar un ahorro del 10 al 15% del gasto en hoteles en la mayoría de los destinos europeos, según el destino del viaje.
La política de viajes es el lugar para establecer que los viajeros de negocios deben presentar sus facturas de hotel junto con su legalización de gastos cuando regresen de un viaje de negocios. Este requisito garantizará que la empresa tenga acceso a todas las facturas de hotel en las que el IVA pagado se puede volver a convertir en efectivo.
Aceptación de regalos y favores
La política de viajes debe especificar si un empleado puede o no aceptar regalos y favores, ya sea de la TMC o de otras empresas que participan en la ejecución de los planes de viaje. Esto podría incluir temas como los ascensos de clase de cortesía o los beneficios adicionales durante un viaje de negocios. Una política así, redactada con claridad, evitará que los empleados presionen indebidamente al personal de la TMC para obtener ascensos de clase.
Estándares, medición e informes
Se deben definir estándares y mediciones en todas las etapas de los procesos de reserva y emisión de viajes, así como de los informes. Una TMC debe poder demostrar que cumplió las metas especificadas por la empresa cliente en una reunión de revisión de negocio, que se puede programar trimestral, semestral o anualmente.
Reembolso de tiquetes aéreos no utilizados
Muy a menudo, algunos trayectos de un tiquete aéreo quedan sin usar porque los planes de viaje cambiaron sobre la marcha. A menudo se emiten tiquetes nuevos y partes del tiquete anterior quedan sin usar. Con la llegada de los tiquetes electrónicos, es todavía más difícil llevar el control de estos trayectos no utilizados. En los viejos tiempos, cuando se usaban tiquetes en papel, los viajeros suponían que cada cupón no utilizado daba derecho a un reembolso y solían presentarlos al agente de viajes para que se los reembolsara.
Debe ser responsabilidad del viajero reportar todos los trayectos no utilizados al gerente de viajes , quien podrá entonces solicitar los reembolsos a través de la TMC y hacerles seguimiento. Según la cultura empresarial de la compañía en materia de reservas y cambios, esto podría generar ahorros adicionales.
Departamento financiero: tarjeta de compras de la empresa
El departamento financiero siempre participa en la liquidación de los cargos del proceso de reserva y emisión.
Recomendaría que todos los pagos de las compras se hagan con tarjetas de compras corporativas o virtuales de la empresa. Así, la empresa recibirá un conjunto estándar de informes de gestión que incluso se pueden personalizar y cargar automáticamente en los sistemas financieros de la empresa cliente; sin mencionar el seguro gratuito que viene con estas tarjetas. Estos acuerdos deben quedar claramente enumerados y explicados en la política de viajes.
El departamento también podría manejar los pagos de hoteles, etc., mediante tarjetas de crédito corporativas entregadas a los empleados.
Conclusión
Un acuerdo de nivel de servicio (SLA) suele ir ligado a la política de viajes. Lo dejaré para un artículo posterior.
Debo mencionar una vez más que buena parte de la elaboración y la aplicación de la política de viajes de la empresa va a cambiar a medida que la inteligencia artificial se use más en los viajes de negocios. Sin embargo, eso solo ocurrirá dentro de algunos años. Puede leer al respecto en este artículo que escribí: La inteligencia artificial en los viajes de negocios.
En conclusión, el éxito de cualquier política de viajes está en su aplicación y su cumplimiento. En este sentido, sería bueno que los empleados leyeran la política y cooperaran con la empresa en sus objetivos. Es importante lograr que los empleados se identifiquen con el espíritu de la cultura de la empresa. Al final, esto facilitará mucho el trabajo del gerente de viajes y de la TMC, y la política de viajes habrá logrado sus objetivos con éxito.
Política de viajes corporativos: preguntas frecuentes
¿Qué es una política de viajes corporativos?
¿Quién debe redactar la política de viajes corporativos?
¿Se deben tener en cuenta las necesidades de los empleados al redactar una política de viajes corporativos?
¿Qué aspectos deben especificarse claramente en la política de viajes corporativos?
- Clase de los viajes aéreos
- Nombres de las cadenas hoteleras y empresas de alquiler de vehículos seleccionadas
- Seguridad
- Salud y
- Medio ambiente.
¿Qué es la aprobación previa al viaje en los viajes de negocios?
¿Cuáles son los mecanismos de control en la gestión de viajes de negocios?
Para el reembolso de tiquetes aéreos de viajes de negocios, ¿quién debe reportar los trayectos no utilizados y a quién?
¿Cuál es el instrumento ideal para que una empresa compre sus viajes y lo relacionado con sus viajes de negocios?
¿Cuáles son los dos elementos más importantes para el éxito de una política de viajes corporativos?
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© Mano Chandra Dhas