La inteligencia artificial en los viajes de negocios es un tema muy discutido hoy en los círculos de la gerencia corporativa. Está a punto de cambiar por completo la cara de los viajes de negocios. Incluso se habla de que las compañías de gestión de viajes (TMC) podrían desaparecer para 2030. Yo no lo creo. Siempre habrá un papel para la TMC innovadora, pero ha llegado el momento de que las TMC vuelvan a innovar para sobrevivir.
La llegada de la inteligencia artificial (IA) y del aprendizaje automático (ML) está reescribiendo las reglas. Con el análisis predictivo, el procesamiento del lenguaje natural y la minería de datos, la IA está revolucionando todo el proceso de los viajes. Desde la política de la empresa hasta la facturación a la empresa cliente. Veamos qué cambios se avecinan. La IA está a punto de poner patas arriba los viajes de negocios.
Tabla de Contenido
La política de viajes corporativos
La política de viajes corporativos debería ser, con toda razón, la biblia de los viajes de negocios de una empresa. Debería ser el núcleo mismo del porqué, el cómo, el cuándo y el dónde de los viajes de los empleados. No pretendo repasar de la A a la Z la política de viajes corporativos. Si desea leer más al respecto, haga clic aquí para leer mi artículo: Cómo redactar una política de viajes corporativos eficaz.
La inteligencia artificial tomará el control en los viajes de negocios
En un futuro cercano, la IA tomará el control efectivo de la política de viajes. Lo mejor es que las empresas no serán responsables de crearla ellas mismas. Pasará a formar parte de la oferta de servicios de las TMC. Mientras usted lee esto, las principales TMC ya están trabajando en recrear todo el proceso.
Las herramientas impulsadas por IA pueden analizar enormes cantidades de datos. La IA ayudará a crear políticas que atiendan las preferencias individuales sin salirse de las restricciones presupuestales. La IA podrá analizar las necesidades y los objetivos de negocio del cliente, los presupuestos de viaje, etc. Todo se hará mediante reuniones entre el gerente de viajes de la empresa cliente y el gerente de cuenta del cliente de la TMC durante el proceso de implementación.
La TMC podrá crear una política de viajes hecha a la medida de cada empresa cliente. La inteligencia artificial aplicada a los viajes de negocios habrá tenido en cuenta automáticamente todas las reglas y procesos de viaje de la empresa. Es posible que las empresas aún necesiten una “plantilla” para verificar si la IA hizo un buen trabajo con la política de viajes. Aquí será útil mi artículo anterior sobre “Cómo redactar una política de viajes eficaz”.
Solicitud, reserva y documentación: todo a cargo de la inteligencia artificial
El proceso de solicitud, reserva y documentación es el núcleo mismo de lo que las TMC ofrecen a sus clientes. En un futuro cercano, podría convertirse en un proceso completamente automatizado.
Tan pronto como su empleado le avise a la TMC que va a Fráncfort a una reunión (algo que puede hacer por correo electrónico o por voz) del 17 al 20 de julio, la IA se hará cargo de todo el proceso.
La IA ya sabrá en qué clase tiene derecho a viajar el empleado y cuáles son las aerolíneas preferidas de la empresa. Para iniciar las reservas, la IA también tendrá en cuenta las preferencias de silla y de comida del empleado. Seleccionará automáticamente el hotel más cercano al lugar de la reunión. Todo se hará de acuerdo con la política de viajes de la empresa.
La inteligencia artificial en los viajes de negocios podrá analizar múltiples variables para encontrar las mejores opciones de vuelos y alojamiento. Puede volver a reservar automáticamente un vuelo o un hotel si aparece una mejor oferta. Eso generará ahorros y eficiencias adicionales tanto para el viajero como para la empresa.
El viajero recibirá un itinerario completo junto con las confirmaciones y la documentación necesaria. Si un viajero necesita una visa para el viaje, la IA se lo informará automáticamente. Como alternativa, se puede notificar a la persona de la empresa responsable de tramitar las visas.
El papel de la inteligencia artificial en los viajes de negocios: los reportes a las aerolíneas y al BSP
Reportar con precisión a las aerolíneas y al Plan de Facturación y Liquidación (BSP) es fundamental para que las operaciones del negocio funcionen sin contratiempos. La inteligencia artificial en los viajes de negocios puede automatizar este proceso, mejorando la precisión y la eficiencia. Puede hacer seguimiento a la venta de tiquetes, calcular comisiones y producir reportes precisos en tiempo real.
Además, la IA puede ofrecer información predictiva sobre las tendencias de ventas, lo que ayuda a las aerolíneas y al BSP a tomar decisiones informadas. También puede identificar transacciones fraudulentas, lo que contribuye a mejorar la seguridad y el cumplimiento en todos los frentes.
Facturación a la empresa cliente
La IA simplificará la compleja tarea de facturar a la empresa cliente. Podrá hacer seguimiento automático a los gastos, clasificarlos y generar facturas detalladas. La capacidad de la IA para analizar con precisión enormes cantidades de datos en tiempo real garantiza una facturación sin errores. De este modo eliminará las disputas y fomentará la confianza entre la TMC y el cliente.
La inteligencia artificial en los viajes de negocios podrá ofrecer información valiosa sobre los patrones de gasto. Ayudará a la empresa cliente a administrar mejor su presupuesto de viajes e identificar posibles áreas de ahorro. Esto incluirá a los proveedores de servicios de viaje, como aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de vehículos, etc.
Servicios auxiliares relacionados con los viajes de negocios
La revolución de la IA también afectará otros servicios relacionados con los viajes de negocios. Tomemos, por ejemplo, el proceso de devolución del IVA en viajes de negocios. Con la IA, el hotel ya sabrá qué empresa de devolución del IVA maneja las solicitudes de la empresa del viajero.
Los sistemas de los hoteles podrían programarse para enviar automáticamente una copia electrónica de la factura del cliente a la empresa de devolución del IVA. Eso podría poner en marcha automáticamente el proceso de solicitud de recuperación del IVA. Esto se traducirá en menos demoras, una recuperación más rápida y la optimización de los ahorros para la empresa cliente.
¿Cómo se verá afectado el sector por el rápido desarrollo de la inteligencia artificial?
Todo el sector de los viajes está al borde de un cambio dramático. No se puede exagerar esto. La gestión de viajes de negocios tendrá cambios importantes en todos los aspectos del negocio. Estos son algunos de los cambios que ya están en marcha:
Chatbots impulsados por IA: servicio al cliente
Las aerolíneas ya usan chatbots impulsados por IA para ofrecer atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana. Estos chatbots pueden responder consultas comunes, ayudar con las reservas y manejar quejas, lo que reduce la necesidad de intervención humana.
Precios dinámicos de los tiquetes mediante la inteligencia artificial en los viajes de negocios
En el futuro, el precio de los tiquetes se volverá algo muy dinámico. Las leyes económicas de la oferta y la demanda se impondrán en los procesos de IA. Los precios dependerán mucho de cuántas sillas vacías tenga una aerolínea en un trayecto determinado. Por supuesto, los viajes de vacaciones y de placer tendrán su papel en los precios dinámicos del futuro. Estos procesos de fijación de precios ayudarán a optimizar los ingresos de las aerolíneas, al tiempo que ofrecen precios competitivos a los viajeros de negocios y a las empresas preferidas. Haga clic para leer mi artículo sobre cómo afectará la inteligencia artificial el control de inventario y los precios de las aerolíneas.
Itinerarios de vuelos: inteligencia artificial y optimización
Una de las aplicaciones más prometedoras de la IA en la programación de las aerolíneas es la optimización de los itinerarios de vuelos. Estarán basados en datos históricos y en tiempo real. La IA podrá analizar numerosas variables, como la demanda de pasajeros, la disponibilidad de aviones, los turnos de las tripulaciones e incluso los patrones del clima. Ayudará a crear itinerarios de vuelos óptimos. Esto llevará a maximizar el uso de los aviones, minimizar los retrasos, mejorar el servicio al cliente y lograr ahorros significativos para todos los involucrados.
Catering a bordo: cómo puede la IA aumentar la eficiencia
El catering de vuelos ya recibe información en tiempo real de los GDS y de los sistemas informáticos de las aerolíneas. Si estos se integran con los sistemas de check-in, más cambios de último minuto se podrán manejar mediante IA sin ninguna intervención humana. Esto generará ahorros para las aerolíneas o permitirá cargar la cantidad correcta para cada clase de cabina a bordo.
Ajustes en tiempo real
Las circunstancias imprevistas, como el mal tiempo, los problemas técnicos o los cambios en la demanda, a menudo obligan a las aerolíneas a cambiar o modificar con poca anticipación la configuración de sus sillas, los aviones utilizados o incluso sus itinerarios. La IA puede ayudar a que estos ajustes sean más eficientes. Al analizar datos en tiempo real, la IA puede sugerir las mejores alternativas para minimizar las interrupciones. Esta capacidad es crucial para mantener la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.
Inteligencia artificial y análisis predictivo
La IA puede aprovechar el análisis predictivo para pronosticar la demanda futura de distintas rutas en distintos momentos. Esto ayudará a las aerolíneas a ajustar sus itinerarios con anticipación, para asegurarse de tener la capacidad adecuada para atender la demanda. Se puede evitar la sobreventa o la subutilización de la capacidad de los aviones.
Programación de las tripulaciones
La IA también puede desempeñar un papel importante en la optimización de los turnos de las tripulaciones. Al considerar variables como las horas de servicio, los períodos de descanso y los requisitos de capacitación, la IA puede crear turnos de tripulación eficientes y conformes a las normas. Esto llevará a una mayor satisfacción de las tripulaciones y a menores costos operativos.
El mantenimiento predictivo, mejor manejado por la inteligencia artificial
Las aerolíneas usarán la IA para predecir posibles problemas de mantenimiento antes de que causen retrasos o cancelaciones. Hoy la IA puede analizar datos de numerosos sensores de un avión. Puede identificar patrones que los humanos podrían pasar por alto. En consecuencia, las aerolíneas podrán atender los problemas antes de que se vuelvan graves. Esto mejora la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.
¿Cómo afectará la inteligencia artificial a los aeropuertos?
Toda la experiencia en el aeropuerto está a punto de volverse más agradable y menos estresante para todos los viajeros. Por supuesto, los viajeros de negocios seguirán disfrutando de una posición privilegiada.
La biometría empezará a desempeñar un papel más facilitador en todo el proceso, desde el check-in hasta el control de seguridad. El reconocimiento facial se usará cada vez más en los distintos puntos de contacto con los pasajeros en los aeropuertos. Esto podría incluir el ingreso a las salas VIP, los privilegios relacionados y los procesos de abordaje.
El impacto de la inteligencia artificial en las empresas de distribución global
A medida que seguimos aprovechando el poder de la IA, su influencia en diversos sectores, incluidos los viajes de negocios y la distribución global, se hace más evidente. En un futuro cercano, varios sectores relacionados con los viajes de negocios tendrán cambios significativos como resultado de la IA.
Compañías de gestión de viajes corporativos
La IA desempeñará un papel transformador en compañías de gestión de viajes como American Express Global Business Travel, Carlson Wagonlit Travel y BCD Travel. La inteligencia artificial en los viajes de negocios puede automatizar y agilizar diversos procesos, como el cumplimiento de la política, los reportes y la facturación. Las TMC podrán ofrecer información más estratégica sobre el gasto en viajes de una empresa cliente. Optimizará su oferta de servicios con base en las tendencias de viaje y las preferencias de los clientes.
Proveedores de Sistemas Globales de Distribución (GDS)
Los proveedores de Sistemas Globales de Distribución, como Amadeus, Sabre, Galileo, Travelport, etc., desempeñan un papel crucial en el sector de los viajes al conectar a los proveedores de servicios de viaje con quienes venden viajes. La IA puede ayudar a estas empresas a mejorar su oferta, brindando opciones más precisas y personalizadas a los usuarios finales.
Esta será probablemente el área que tendrá más cambios. Las empresas de GDS han ido muy por delante de otros desarrollos del negocio. Sin embargo, tendrá que darse una integración más rápida. Todos los sistemas tienen que comunicarse entre sí para ofrecer un producto cohesionado e integral.
Muchas TMC han tardado en implementar la oferta más avanzada que debería ser fácilmente posible. La revolución de la IA pondrá en marcha muchísimos procesos. Las compañías de gestión de viajes tendrán que alinearse con toda la transformación que traerá la IA. El cambio es inevitable. Todos los proveedores de servicios tendrán que alinearse para el beneficio final del viajero y de las empresas clientes. Si no lo hacen, perderán su propia posición en la cadena de suministro. La IA seguirá avanzando, pase lo que pase.
¿Quiénes ya están abriendo el camino?
Muchas empresas distintas ya están trabajando intensamente con la IA. Las principales que impulsarán la revolución de la IA serán las empresas de viajes en línea, las aerolíneas, las TMC, los hoteles, las empresas de alquiler de vehículos y los proveedores de Sistemas Globales de Distribución (GDS), por nombrar solo algunas.
¿Qué empresas de tecnología participarán?
Muchas empresas diversas participarán en la creación del futuro de los viajes de negocios impulsado por la IA. Entre ellas probablemente estén IBM, Google, OpenAI, Amadeus, SalesForce, Expensify y otras. Es importante tener en cuenta que el campo evoluciona rápidamente. En los próximos 18 meses podemos esperar la llegada de nuevos participantes al mercado. Las aplicaciones innovadoras de la IA seguirán transformando los viajes de negocios.
Talento humano: ¿causará la inteligencia artificial pérdida de empleos?
Un resultado negativo del papel de la IA en todo el sector de los viajes será, sin duda, la pérdida de algunos empleos. Las empresas se volverán más ágiles, más eficientes e incluso más orientadas al servicio.
El encargado de viajes de la empresa y el asesor de viajes de la TMC podrían volverse innecesarios. Es inevitable. Cuando una máquina puede hacer el trabajo de gestionar los viajes de manera más eficiente que un ser humano, ese puesto tendrá que desaparecer. Sin embargo, habrá puntos de contacto con el cliente en los que la intervención humana será crucial. El toque humano, donde se requiera, nunca será innecesario.
Los mandos medios y la alta gerencia de las TMC tendrán que desempeñar un papel vital en la integración de los sistemas informáticos. Ese trabajo no puede hacerse dejando al personal de TI a cargo de los distintos proyectos. Los equipos de liderazgo del sector de los viajes desempeñarán un papel vital en la orientación de los equipos de TI para que todo se haga realidad. Una vez hecho esto, los sistemas deberán monitorearse con regularidad para asegurarse de que cumplan los requerimientos de los clientes.
¿Requerirá todo este desarrollo una gran inversión adicional?
Las empresas de GDS ya hicieron gran parte del trabajo. Los GDS ya pueden manejar todo el proceso de reserva y documentación. También pueden encargarse de las funciones de mid y back-office. Del lado del cliente, los GDS pueden ofrecer un proceso fluido que cubra todos los procesos de documentación.
Tradicionalmente, toda la prestación de servicios de viajes de negocios se ha dividido en tres áreas distintas del negocio. Primero, ventas e implementación; segundo, operaciones y reportes, y tercero, finanzas, que maneja la facturación y los pagos. Actualmente, la mayoría de las empresas de viajes en muchas partes del mundo manejan todo esto con sistemas completamente distintos. Las únicas excepciones son las grandes TMC.
Todo esto no puede integrarse por sí solo. No puede convertirse en un proyecto llave en mano para los departamentos de tecnologías de la información. La alta gerencia de viajes tendrá que participar en todo el proceso.
Sin embargo, habrá desafíos de integración para unirlo todo. Las TMC también tendrán que invertir en los procesos de implementación y en la incorporación fluida de los datos de los clientes al GDS. El proceso tendrá que manejarlo la TMC. Todo lo anterior puede requerir una inversión adicional por parte de la TMC. Las TMC líderes ya tienen todo esto cubierto.
La inteligencia artificial: sin duda, el futuro de los viajes de negocios
En conclusión, la IA ya desempeña un papel transformador en la gestión de los viajes de negocios. Estamos a punto de presenciar cambios importantes. No se trata solo de automatización; se trata de automatización inteligente. Al aprovechar el poder de la IA, las empresas pueden personalizar las experiencias de viaje, agilizar las operaciones, mejorar el cumplimiento y tomar decisiones rentables. Esta tecnología no solo mejora hoy los viajes de negocios, sino que está dando forma a su futuro.
Desde las políticas de la empresa hasta la facturación a los clientes, la inteligencia artificial en los viajes de negocios está lista para convertirse en la base del sector de los viajes de negocios. Una mayor adopción de la IA dará paso a una nueva era en los viajes de negocios. Se caracterizará por una mayor eficiencia, experiencias personalizadas y decisiones basadas en datos. Inevitablemente, las compañías de gestión de viajes deben invertir en las tecnologías y las habilidades adecuadas para aprovechar todo el potencial de la IA. El futuro de los viajes de negocios ya llegó, y es inteligente.
Actualización (2026): retomamos este tema en La IA y el futuro de la gestión de viajes corporativos: una historia de datos.
Nota: comparta sus opiniones abajo. Responderé todos los comentarios. Use los botones de redes sociales para compartir este artículo con otras personas a quienes pueda servirles. ¡Suscríbase para no perderse ninguna novedad!
© Mano Chandra Dhas