Puede sorprender a algunos ejecutivos saber que, cuando viajan al exterior por negocios a países que devuelven el IVA, han estado pagando el impuesto al valor agregado (IVA). Este gasto de IVA se puede reembolsar, lo que representa ahorros significativos. Estamos aquí para ayudarle a obtener ahorros significativos mediante la devolución del IVA en viajes de negocios, alojamiento y más. Las devoluciones del IVA son una parte importante de la optimización de los gastos empresariales. Empecemos con una visión general del IVA.
Tabla de Contenido
¿Qué es el IVA (impuesto al valor agregado)?
Propuesto originalmente por el industrial alemán Wilhelm von Siemens en 1918, el impuesto al valor agregado o IVA se ha convertido en una parte importante de la estructura tributaria y de las políticas fiscales de muchos países. Francia fue el primer país en introducir el IVA, en 1954. Hoy es la fuente de ingresos más importante de Francia y representa casi el 50% de sus ingresos. Otros países no tardaron en incorporar el IVA a sus propias estructuras tributarias.
Las tarifas del IVA en el mundo
Hoy en día, la mayoría de los países del mundo cobran el impuesto al valor agregado como parte de su política fiscal. Es un impuesto que incluso los visitantes de esos países deben pagar. El impuesto es ineludible. En algunos países, el IVA puede llegar al 25%. Toda estadía en un hotel o toda cuenta de restaurante incluye IVA.
Los países escandinavos cobran las tarifas más altas. En algunos países, distintos servicios o bienes tienen tarifas de IVA diferentes, lo que complica las cosas. Las tarifas del IVA normalmente varían entre el 5% y el 25%, según el gasto (nuestra calculadora del IVA gratuita en línea tiene esto en cuenta). Afortunadamente, muchas empresas tienen derecho a la devolución del IVA de los viajes de negocios de sus empleados. Aquí es donde entra en juego el proceso de devolución del IVA. Permítanos explicárselo.
¿Qué son las devoluciones del IVA para empresas?
El IVA es un impuesto al consumo que se cobra en varias etapas de la producción y la distribución. Las empresas de países sin IVA pueden reclamar el IVA pagado en ciertos gastos empresariales realizados durante viajes internacionales. Coromandel SAS está aquí para ayudarle a reclamar el IVA en estos casos.
NO son devoluciones del IVA relacionadas con el turismo
Cabe señalar que esto no tiene nada que ver con la recuperación del IVA relacionada con los viajes de placer o las compras personales. NO estamos hablando de las devoluciones del IVA a los turistas por sus compras.
Solicitar la devolución del IVA extranjero en gastos empresariales: ¡la oportunidad!
Hoy en día, la mayoría de las empresas parecen dar por perdido el IVA como un gasto más. Eso no es lo que deberían hacer.
En su lugar, deberían reclamar los montos de IVA pagados como parte de sus gastos de viajes y representación (T&E), ¡lo que les traería ganancias significativas! La mayoría de las empresas no parecen darse cuenta de que estos montos (de hasta una quinta parte del gasto) se pueden recuperar de sus gastos con bastante facilidad.
Si desea una estimación inmediata del volumen de devolución del IVA que regresaría a su empresa, puede usar la calculadora de devolución del IVA de Coromandel SAS. ¡Es posible que se sorprenda!
Las directivas del IVA de la UE
Muchos países (principalmente de Europa occidental) devuelven el IVA. En la UE hay dos directivas gubernamentales importantes que regulan las devoluciones del IVA. Son la 13.ª y la 8.ª Directivas. La 13.ª se refiere a los países que devuelven el IVA a países de fuera de la Unión Europea (UE). La 8.ª Directiva se ocupa de las devoluciones entre países miembros de la UE.
Algunos países que devuelven el IVA
Entre los países que devuelven el IVA están: Austria, Bélgica, Dinamarca, Finlandia, Francia, Alemania, Japón, los Países Bajos, Noruega, Corea del Sur, España, Suecia y el Reino Unido.
La regla de reciprocidad
No todos los países devuelven el IVA a todos los países del mundo. Algunos aplican la regla de reciprocidad. En otras palabras, solo devuelven el IVA a los viajeros de países que a su vez lo devuelven a sus propios viajeros de negocios.
Diversas categorías de gastos para la devolución del IVA en viajes de negocios:
Los gastos empresariales de varias categorías califican para la devolución del IVA.
Estos son algunos conceptos cotidianos cuyo IVA se puede devolver:
- Hoteles
- Alquiler de vehículos y
- Comidas
- Gastos de representación
Además, otras categorías que califican para la devolución son:
- Banquetes
- Reuniones
- Seminarios
- Congresos
- Capacitación
- Exposiciones y ferias comerciales
- Servicios legales
- Publicidad
- Investigación y desarrollo (I+D)
- Honorarios técnicos, y muchas más
Nota: No todas las categorías son reembolsables en todos los países.
Varios gobiernos devuelven el IVA. Lamentablemente, muchas empresas no reclaman su impuesto al valor agregado reembolsable. En consecuencia, millones de dólares que podrían reembolsarse cada año nunca se reclaman. Es difícil entender por qué. En algunos casos, puede ser simplemente desconocimiento sobre las devoluciones del IVA. En otras empresas, podría apuntar a procesos internos inadecuados. Es una opción de ahorro que está ahí para aprovecharse.
Nuestra recomendación:
Recomiendo enfáticamente a las empresas aprovechar la oportunidad de reclamar el IVA. Los ahorros obtenidos al reclamar el IVA podrían permitir que los empleados viajen más por negocios internacionales dentro de los presupuestos existentes, o podrían simplemente sumarse al resultado final de la empresa como ganancias adicionales. Comuníquese con nosotros si le interesa saber más.
¿Cómo pueden las empresas recuperar el IVA de los viajes de negocios?
Hay dos formas de recuperar el IVA pagado en los viajes de negocios internacionales:
- La empresa puede usar su propio departamento de impuestos (si lo tiene) para solicitar las devoluciones del IVA.
- Como alternativa, podría contratar a una empresa de recuperación del IVA para que recupere en su nombre el IVA reembolsable.
Lo primero puede implicar mucho trabajo y tiempo por varias razones. Los distintos gobiernos tienen normas diferentes y, a menudo, incluso procesos completamente distintos. La documentación requerida también puede ser bastante diferente.
Recomendaría que la empresa tercerice el proceso de presentación: designe a una empresa de recuperación del IVA reconocida, con un buen historial de recuperación, para que haga el trabajo. La empresa no tendría que pagar ningún cobro por adelantado. La empresa de recuperación del IVA simplemente descontaría la tarifa de servicio acordada mutuamente, una vez recuperado con éxito el IVA reembolsable.
¿Se puede hacer en línea el proceso de devolución del IVA?
Hoy en día, algunos países han pasado a la vía digital en línea para tramitar las devoluciones del IVA. Lamentablemente, son solo algunos países de la Unión Europea (UE) y escandinavos. Algunos países están bastante avanzados en la automatización del proceso, pero el proceso de devolución no se ha automatizado por completo. Las reglas y normas siguen siendo complejas.
Varios países de la UE se han comprometido a adoptar la vía electrónica. Sin embargo, hasta la fecha no han introducido el cambio. En varios casos, las fechas de implementación se han aplazado. Haga clic aquí para leer sobre la automatización del proceso.
¿Hay plazos para presentar las solicitudes de devolución del impuesto al valor agregado?
Sí, cada país tiene un plazo para presentar las solicitudes de devolución del IVA. Las fechas de presentación de las solicitudes pueden variar entre países, pero es un aspecto importante que hay que conocer.
Por ejemplo: el año fiscal del Reino Unido va de julio a junio del año siguiente. El Reino Unido le da al solicitante 6 meses adicionales para presentar la solicitud. El plazo para presentarla en el Reino Unido vence el 31 de diciembre para el año fiscal británico anterior. En cambio, la mayoría de los países europeos tienen como plazo el 30 de junio para el año fiscal anterior (por lo general, del 1 de enero al 31 de diciembre).
Los plazos pueden variar de un país a otro en el caso de las solicitudes de devolución del IVA presentadas íntegramente dentro de la Unión Europea.
Cómo elegir una empresa de recuperación del IVA
A continuación encontrará una lista muy útil de preguntas para hacerle a la empresa de recuperación del IVA antes de decidirse por un proveedor de servicios de recuperación del IVA. Las respuestas a estas preguntas serán útiles para determinar qué empresa de recuperación del IVA es la más adecuada para la compañía.
- ¿Cuánto tiempo lleva la empresa en el negocio de la devolución del IVA?
- ¿Cuál es su porcentaje de recuperación exitosa? (porcentaje entre lo presentado y lo recuperado)
- ¿De cuántos países puede recuperar el IVA?
- ¿Se encarga de los registros que exigen algunos países que devuelven el IVA?
- ¿Cobra algo por adelantado?
- ¿Qué hace cuando las autoridades del IVA rechazan una factura o recibo con un valor de IVA alto? ¿Tiene un proceso interno para resolverlo?
- ¿Puede ir más allá de la devolución del IVA de los viajes de negocios habituales? Por ejemplo, ¿puede manejar la devolución del IVA de las facturas de cuentas por pagar?
- ¿Ofrece informes resumidos en línea de lo presentado, lo recuperado y lo que está en trámite?
- ¿Ofrece a sus clientes un servicio de gerencia de cuenta?
- ¿Qué tan rápido paga una vez que se ha devuelto el IVA?
- ¿Cómo se hará el pago?
Si alguna de estas preguntas le resultó útil y necesita más información, comuníquese hoy con nosotros
Reclamar el IVA: la conclusión
A veces, el proceso de devolución del impuesto al valor agregado puede formar parte de una solicitud de propuesta (RFP) de viajes corporativos, y la empresa puede dejar en manos de su compañía de gestión de viajes (TMC) el manejo de las devoluciones del IVA. Hoy en día, muchas TMC tienen acuerdos con empresas de recuperación del IVA para manejar el proceso para sus clientes como parte de su servicio de gestión de viajes.
Dedicar un poco de tiempo a elegir la empresa de recuperación del IVA adecuada para manejar sus devoluciones puede contribuir mucho al éxito de la recuperación del IVA. En Coromandel SAS manejamos las devoluciones del IVA y podemos ayudarle en este proceso. Contáctenos hoy.
Personalmente, le insto, como empresa, a no dejar sin reclamar su impuesto al valor agregado reembolsable. Las facturas y los recibos con IVA reembolsable tienen una vida útil limitada para el proceso de devolución. Una vez vencido el plazo establecido, habrá perdido la oportunidad de convertir papel en efectivo. ¿Por qué querría una empresa botar el dinero? Convierta en efectivo los papeles de sus archivos. Permítanos ayudarle a hacerlo fácilmente y con un mínimo de complicaciones.
Lecturas recomendadas: Recuperación del IVA en viajes de negocios: una guía completa para empresas colombianas y Recuperación del IVA extranjero para empresas de Estados Unidos.
Preguntas frecuentes sobre el IVA y su reclamación
¿Qué es el impuesto al valor agregado (IVA) y dónde se aplica?
¿Pueden las empresas solicitar la devolución del IVA de sus gastos de viajes internacionales?
¿Qué es la regla de reciprocidad en las devoluciones del IVA y cómo funciona?
¿Quién tiene derecho a la devolución del IVA de los gastos de viajes de negocios?
¿Pueden los dueños de una empresa reclamar la devolución del IVA de sus propios gastos de viaje?
¿Hay plazos para presentar las solicitudes de devolución del IVA en los distintos países?
¿Qué documentación se requiere para presentar una solicitud de devolución del IVA?
¿Cómo puedo verificar si mis facturas califican para la devolución del IVA?
¿En qué moneda se pagan las devoluciones del IVA y cómo se tramitan?
¿Es complicado el proceso de devolución del IVA? ¿Debo usar un servicio especializado?
¿Cuánto tarda normalmente la tramitación de una devolución del IVA?
¿Por qué varían los tiempos de tramitación de las devoluciones del IVA entre países?
© Mano Chandra Dhas
Nota: comparta sus opiniones abajo. Responderé todos los comentarios. Use los botones de redes sociales para compartir este artículo con otras personas a quienes pueda servirles. ¡Suscríbase para no perderse ninguna novedad!