Devolución del IVA en Viajes Corporativos

Devolución del IVA en Viajes Corporativos

Propuesto originalmente por el Industrial alemán Wilhelm von Siemens en 1918, el Impuesto al Valor Agregado o IVA se ha convertido en una parte importante de la estructura Fiscal en muchos países.  Francia fue  el primer país en introducir el IVA en 1954.  Hoy es para Francia,  la fuente más importante de las Finanzas del Estado y forma casi el 50% de los ingresos del gobierno.  Otros países introdujeron rápidamente  el IVA a sus propias estructuras de impuestos. Hoy en día, la mayoría de los  países en el mundo  cobran el Impuesto al Valor Agregado, como parte de su política fiscal.  Es un impuesto que incluso los visitantes de estos países tienen que pagar. Es inevitable. Puede ser tan alto como el 25.50% en algunos países.   Cada factura de estadía en hotel o  de restaurante implica IVA.   Los países Escandinavos cobran las tasas más altas.  En algunos países, diferentes servicios o artículos atraen diferentes tasas de cobro de IVA. El IVA varia del 5% al 25.50%.  Afortunadamente, muchas compañías son  elegibles para la devolución del IVA en los viajes de negocios de sus empleados.

Devolución del Impuesto al Valor Agregado

Devolución del IVA - Mano Chandra Dhas

IVA en los viajes de negocios puede ser devuelto

El alcance de este blog se limita a la devolución del IVA en los viajes de negocios. No tiene nada que ver con la recuperación del IVA relacionado con viajes de placer o  compras personales. Hoy en día la mayoría de las compañías  presupuestan las cantidades del IVA como parte de los gastos de viajes y entretenimiento  (T&E), y los catalogan como tal.  Muchas compañías no saben que estas cantidades pueden recuperarse.  Actualmente, muchos países (principalmente en Europa Occidental), devuelven el IVA generado en viajes corporativos. Dentro de las Directivas que gobiernan la devolución del IVA, dos son los más importantes para las entidades de negocios.  La Directiva 13ª: se ocupa de los países que devuelven el IVA a los países que no pertenecen a la Unión Europea (EU). La  Directiva 8ª: se encarga de los países de la EU que devuelven el IVA a otros países de la EU. Dentro de los países que devuelven el IVA están: Australia, Austria, Bélgica, Canadá, Dinamarca, Finlandia, Francia, Alemania, Islandia, Irlanda, Italia, Japón, Liechtenstein, Luxemburgo, Malta, Mónaco,  Holanda, Noruega, Corea del Sur, España, Suecia, Suiza, Taiwán y el Reino Unido. Sin embargo, debe observarse que no todos los países devuelven a todos los países alrededor del mundo.  Algunos aplican la regla de la reciprocidad.  En otras palabras, ellos no devolverán a viajeros de países, quienes no les devuelvan al país de los viajeros de negocios.

Gastos bajo varias categorías son elegibles para la devolución. A continuación algunos elementos en los cuales devuelven el IVA: Hoteles, Alquiler de Autos, Comidas, Banquetes, Reuniones, Seminarios, Conferencias, Entrenamiento, Ferias, Legal, Publicidad, Investigación y Desarrollo (R&D), Honorarios Técnicos, etc. Debe tenerse en cuenta que no todas las categorías son  reembolsables en todos los países.

A pesar de los acuerdos con varios gobiernos para la devolución del IVA, demasiadas compañías dejan  el Impuesto al Valor Agregado recuperable, sin reclamar. Millones de dólares que pueden ser reembolsados cada año nunca son reclamados.  Es difícil de entender porque.  En algunos casos puede ser solo falta de conocimiento, en otros, puede ser debido a los inadecuados procesos internos de la compañía.  Realmente es una opción de ahorro que esta lista para ser aprovechada.

Que necesita una compañía para recuperar el IVA en sus viajes de negocios?

Devolución del IVA - Mano Chandra Dhas

Convierta el papel en sus archivos en dinero en efectivo

Hay dos maneras de hacerlo. Las compañías podrían utilizar  su propio Departamento de Impuestos (si lo tiene) para solicitar las devoluciones de IVA.  Alternativamente,  podría emplear los servicios de una empresa de recuperación del IVA, para recobrar el IVA reembolsable en su nombre. El primero puede consumir mucho trabajo y tiempo. Los diferentes gobiernos tienen diferentes regulaciones y con frecuencia procesos completamente diferentes.  La documentación requerida también varía.   Recomendaría que una empresa externa realice el trabajo: seleccionando una compañía de recuperación del IVA establecida que posea un buen record de recuperación.   Frecuentemente no se requiere que las corporaciones realicen pagos por adelantado. La compañía de recuperación del IVA, deducirá los honorarios de servicio mutuamente acordados, una vez la devolución del IVA se haya realizado exitosamente.

¿Qué clase de empresa de recuperación de IVA debe elegir una corporación?

En el proceso de selección de una compañía de recuperación del IVA,  las siguientes preguntas serán de utilidad:

  1. Cuanto tiempo la Compañía lleva dedicada al negocio de la recuperación del IVA?
  2. Tienen un proceso que sea capaz de interconectar/interactuar con el Sistema software de Manejo de Costos del cliente, para evaluar el potencial del servicio y también utilizar el mismo acceso, para maximizar la recuperación del IVA del cliente?
  3. Cuál es el porcentaje de recuperación exitosa? (porcentaje entre presentaciones y recuperación).
  4. En cuantos países pueden recuperar el IVA?
  5. Se encargan de realizar el registro de la compañía cuando ciertos países lo requieran?
  6. Cobran honorarios por adelantado?
  7. Que hacen cuando una factura con un valor significativo de IVA es rechazada por las autoridades competentes de IVA? Tienen un proceso interno para solucionar el problema?
  8. Son capaces de ir más allá de la recuperación del IVA en los viajes de negocios? Por ejemplo recuperar el IVA en facturas de cuentas por pagar?
  9. Proporciona informes de resumen en lo que se ha presentado, recuperado y lo que se encuentra pendiente?
  10. Le proporciona a los clientes un servicio de Manejo de Cuentas?

Conclusión

Invertir un poco de tiempo en la selección de una buena compañía de Recuperación de IVA para que maneje sus reembolsos de IVA asegura una recuperación de IVA exitosa. Algunas veces el proceso puede ser parte de una RFP de los viajes corporativos y la empresa puede dejar a su compañía de gerenciamiento de viajes (TMC) que se encargue de la devolución del IVA.  Hoy en día, muchas TMCs  tienen acuerdos con compañías de recuperación de IVA para que manejen el proceso para sus clientes como parte del servicio que prestan las TMC.

Personalmente, insto a las empresas a que no dejen su Impuesto al Valor Agregado sin reclamar.  El proceso de reclamación de las facturas/recibos de IVA reembolsable tiene una fecha límite. Después de que la fecha estipulada vence, habrá perdido la oportunidad de convertir el papel en dinero en efectivo.

NOTA: Si tiene algún comentario o consulta, por favor haga uso de la casilla de Comentarios aquí abajo.  Responderé a cada uno de ellos en un plazo razonable de tiempo.  Si desea, puede compartir este blog con sus contactos o con aquellos que se puedan beneficiar de su contenido.  Por favor utilice las redes sociales que se muestran abajo. Finalmente, me encantaría que se suscribiera a mi blog: ¡siempre recibirá nuevas publicaciones!

© Mano Chandra Dhas

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1 Comments

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