Recuperación del IVA en viajes de negocios a los Países Bajos

Desde enero de 2026, las habitaciones de hotel en los Países Bajos llevan un 21% de IVA en lugar del 9%. Para las empresas que envían empleados a Ámsterdam, Róterdam o La Haya, ese solo cambio duplica con creces el IVA recuperable en cada viaje de negocios.

Los Países Bajos siempre han sido una de las jurisdicciones europeas más accesibles para la recuperación del IVA extranjero. No hay requisito de reciprocidad, el proceso de devolución es relativamente sencillo y la autoridad tributaria (la Belastingdienst) tramita la mayoría de las solicitudes en tres a cuatro meses. Lo que faltaba, hasta hace poco, era una razón de peso para que las empresas con una exposición moderada a viajes a los Países Bajos se tomaran la molestia. Con los hoteles gravados apenas al 9%, los montos recuperables a menudo quedaban por debajo del umbral en el que el esfuerzo administrativo parecía valer la pena.

Esa cuenta cambió el 1 de enero de 2026, cuando el gobierno neerlandés subió la tarifa de IVA del alojamiento de corta estadía del 9% al 21%, como parte del Plan Tributario 2025. Sumado a la tarifa general del 21% que ya se aplicaba a los centros de congresos, los stands en ferias comerciales, el alquiler de equipos y la mayoría de los servicios empresariales, el IVA recuperable típico en un viaje de negocios a los Países Bajos es ahora considerable.

Al mismo tiempo, la Belastingdienst está implementando un proceso de devolución completamente digital para las empresas de fuera de la UE, que reemplaza el antiguo sistema en papel. El nuevo portal se lanzó en el segundo trimestre de 2026 y exige credenciales de acceso (eHerkenning o DigiD) que pueden tardar varias semanas en obtenerse. Las empresas que esperen a tener las facturas en la mano se encontrarán sin acceso al sistema que necesitan para presentar la solicitud.

Esta página explica quién califica, qué puede reclamar, qué está bloqueado (los Países Bajos tienen una exclusión inusualmente estricta que sorprende a muchos de quienes presentan la solicitud por primera vez) y cómo funciona exactamente el proceso hoy.

El IVA neerlandés: lo básico

Los Países Bajos cobran el Impuesto al Valor Agregado, conocido localmente como omzetbelasting o BTW, administrado por la Belastingdienst. Las tarifas vigentes son las siguientes.

Tarifa general, 21%. Es la tarifa por defecto, aplicada a la gran mayoría de bienes y servicios. Desde el 1 de enero de 2026 también cubre las habitaciones de hotel, los alquileres vacacionales, los B&B y la mayoría de los demás alojamientos de corta estadía (los espacios para acampar son una excepción notable y siguen al 9%). Se aplica al alquiler de centros de congresos, el alquiler de stands en ferias comerciales, los equipos audiovisuales, los servicios profesionales, las telecomunicaciones, las bebidas alcohólicas y casi cualquier otro gasto empresarial en que incurran sus empleados.

Tarifa reducida, 9%. Se aplica a alimentos y bebidas (incluidas las comidas en restaurantes y las bebidas no alcohólicas servidas en el lugar), libros, periódicos, medicamentos, peluquerías y transporte de pasajeros, incluidos taxis, tranvías, trenes y buses dentro de los Países Bajos. Algo clave para los viajeros de negocios: esta tarifa cubre la mayoría de las comidas en restaurantes pero, como se explica más adelante, las empresas extranjeras no pueden recuperar el IVA cobrado a esta tarifa por consumos en establecimientos de restauración.

Tarifa cero, 0%. Se aplica al transporte internacional aéreo y marítimo de pasajeros (por lo que la mayoría de los vuelos hacia los Países Bajos no llevan IVA neerlandés), a los bienes exportados y a ciertos servicios transfronterizos. Las operaciones con tarifa cero aparecen en las declaraciones de IVA, pero no llevan impuesto.

Exentos. Salud, educación, seguros, servicios financieros y ciertas transacciones inmobiliarias. No se cobra IVA, y no es posible recuperar el impuesto de los insumos utilizados en estas actividades.

Para los viajeros de negocios extranjeros, el efecto práctico es que casi todo lo que pagan durante un viaje a los Países Bajos lleva un IVA del 21% o del 9%. La factura del alojamiento, las cuotas de congresos, los taxis y las comidas tendrán IVA incluido. Que usted pueda recuperarlo depende de las reglas que siguen.

El cambio del IVA hotelero en 2026: por qué importa ahora

El aumento del IVA en el alojamiento es el cambio más importante para cualquier empresa que evalúe la recuperación del IVA neerlandés. Algunas implicaciones prácticas que vale la pena entender:

Una estadía de cinco noches en un hotel de Ámsterdam de €250 por noche llevaba antes unos €113 de IVA (el 9% de €1,250). La misma estadía en 2026 lleva €260 de IVA (el 21% de €1,250). Para un equipo de cuatro personas en el mismo viaje, el IVA recuperable solo en hoteles pasa de unos €450 a más de €1,000.

Las reservas hechas en 2025 para estadías en 2026 están sujetas a la nueva tarifa del 21%, y la diferencia la asume el hotel o el huésped, según la política de la cadena. Así lo establece la ley tributaria neerlandesa: la tarifa aplicable es la vigente en la fecha del servicio, no en la fecha de la reserva ni del pago.

Los hoteles están obligados a detallar sus facturas, separando el alojamiento (21%, recuperable) del desayuno, los cargos del restaurante, el minibar y otros conceptos de restauración (9%, por lo general no recuperables para las empresas extranjeras). Cuando una factura agrupa estos conceptos sin separarlos, la Belastingdienst puede tratar todo el monto como restauración no deducible. Pida siempre facturas detalladas.

El alojamiento en campings, en el que el huésped lleva su propia carpa, autocaravana o caravana, sigue al 9%. Es una excepción limitada y es poco probable que aparezca en la mayoría de los viajes corporativos.

Una distinción clave: no todos los cobros en los Países Bajos incluyen IVA

Antes de preparar una solicitud, tenga en cuenta que muchos servicios que su empresa compra a proveedores neerlandeses pueden no llevar IVA neerlandés en absoluto. Según las reglas de la UE sobre el lugar de prestación, la mayoría de los servicios entre empresas prestados a un cliente establecido fuera de los Países Bajos se consideran prestados donde está el cliente, no donde está el proveedor. Esto significa que el servicio queda fuera del ámbito del IVA neerlandés, y un proveedor neerlandés que aplique correctamente las reglas emitirá una factura sin IVA, a menudo con una nota como “VAT reverse charged” o “btw verlegd” (inversión del sujeto pasivo).

Ejemplos comunes de servicios que no deberían llevar IVA neerlandés cuando se facturan a una empresa extranjera:

• Servicios de consultoría, asesoría y servicios profesionales
• Trabajo legal y contable
• Servicios de TI, desarrollo de software y suscripciones SaaS
• Servicios de mercadeo, publicidad y diseño
• Honorarios de gestión y cargos intragrupo
• Regalías y licencias de propiedad intelectual

Si un proveedor neerlandés le ha cobrado IVA neerlandés por error en servicios que deberían quedar fuera de su ámbito, la solución correcta es pedirle al proveedor que emita una factura corregida. La Belastingdienst no devolverá un IVA que se cobró por error desde el principio; el mecanismo de devolución es para el IVA que se cobró correctamente pero que usted puede recuperar.

Donde el IVA neerlandés sí se aplica, y donde está la oportunidad de recuperación, es en los bienes y servicios consumidos en los Países Bajos: habitaciones de hotel, centros de congresos, participación en ferias comerciales, stands de exhibición, transporte local, alquiler de equipos, impresión y gastos similares en el terreno.

¿Quién puede solicitar la devolución del IVA neerlandés?

La elegibilidad depende de si su empresa tiene sede dentro o fuera de la UE. Los Países Bajos aplican dos regímenes de devolución paralelos.

Para empresas de fuera de la UE (incluida Colombia)

Las empresas de fuera de la UE solicitan bajo la 13.ª Directiva (Directiva 86/560/CEE del Consejo), incorporada a la legislación neerlandesa mediante el procedimiento de devolución de la Belastingdienst. Su empresa califica si se cumplen todas las condiciones siguientes:

• Establecida fuera de la UE: su empresa no tiene oficina, sucursal, establecimiento permanente ni registro de IVA en los Países Bajos ni en ningún otro Estado miembro de la UE.
• No obligada a presentar declaraciones de IVA en los Países Bajos: usted no realiza operaciones en los Países Bajos que generen la obligación de registrarse para el IVA.
• Le cobraron IVA neerlandés en gastos empresariales que califican: usted pagó IVA sobre bienes o servicios comprados en los Países Bajos con fines empresariales reales.
• Usó los bienes o servicios en actividades que a su vez están gravadas: es decir, su empresa en su país de origen realiza operaciones gravadas, y no principalmente operaciones exentas como servicios financieros o seguros.

Sin requisito de reciprocidad. Esta es una de las características más favorables del régimen neerlandés de devolución. A diferencia de Alemania, Francia o varios otros Estados miembros de la UE, que exigen que el país de origen del solicitante ofrezca derechos recíprocos de devolución del IVA a las empresas neerlandesas, los Países Bajos no lo exigen. La existencia de un acuerdo de reciprocidad no es una condición para la devolución del IVA neerlandés. Esto es especialmente relevante para las empresas registradas en Colombia: Colombia no tiene un régimen integral de devolución del IVA para empresas extranjeras, pero esto no es un obstáculo al reclamar el IVA neerlandés.

Se aplica una excepción limitada según el artículo 2 de la 13.ª Directiva: los Países Bajos no devuelven el IVA a los bancos y aseguradoras extranjeros establecidos fuera de la UE. Si su empresa presta servicios financieros o de seguros, las reglas son más restrictivas.

Para empresas de la UE

Las empresas establecidas en la UE solicitan bajo la Directiva 2008/9/CE, el sistema electrónico transfronterizo de devoluciones de la UE. El proceso es sustancialmente diferente del procedimiento de la 13.ª Directiva: en lugar de presentar la solicitud directamente ante la Belastingdienst, las empresas de la UE la presentan a través del portal tributario de su país de origen, que remite la solicitud a los Países Bajos. El plazo vence el 30 de septiembre del año siguiente a aquel en que se causó el IVA (frente al 30 de junio para las empresas de fuera de la UE), y los requisitos de documentación son menores.

Para los grupos multinacionales con una filial colombiana y una casa matriz en la UE, esta distinción importa. Los gastos realizados por empleados con sede en Colombia durante viajes a los Países Bajos los recupera la entidad colombiana bajo la 13.ª Directiva. Los gastos realizados por empleados con sede en la UE los recupera la entidad de la UE a través del portal de su país de origen. La entidad que tiene el contrato con el proveedor neerlandés y que figura en la factura determina qué mecanismo de devolución se aplica.

¿Qué gastos califican para la recuperación?

Los Países Bajos aplican el principio general de que el IVA soportado que puede recuperar una empresa neerlandesa también lo puede recuperar una empresa extranjera mediante el régimen de devolución. La lista siguiente supone un propósito empresarial debidamente documentado.

Totalmente recuperables (100%)

• Alojamiento en hoteles: el 21% de IVA sobre la tarifa de la habitación, aplicable desde el 1 de enero de 2026. Tenga en cuenta que se trata solo de la parte de la habitación. El desayuno, los cargos del restaurante y los productos del minibar que aparecen por separado en la misma factura del hotel son restauración y están bloqueados (vea más adelante).
• Cuotas de congresos y seminarios: cuotas de inscripción, alquiler de espacios, alquiler de equipos audiovisuales, servicios de interpretación simultánea. La tarifa general del 21%.
• Costos de ferias comerciales y exposiciones: alquiler de stands, montaje, cuotas de inscripción, materiales de exhibición, conexiones eléctricas. Una categoría central de recuperación para las empresas que asisten a eventos en el RAI Amsterdam, el Jaarbeurs Utrecht u otros grandes recintos neerlandeses.
• Transporte local: taxis, tranvías, trenes y buses dentro de los Países Bajos, gravados al 9%. Montos menores por trayecto, pero se acumulan rápidamente en un viaje en equipo.
• Alquiler de equipos: computadores, proyectores, accesorios de exhibición, vehículos. Tarifa general del 21%.
• Impresión, señalización y material de mercadeo: producidos en los Países Bajos con fines empresariales. Tarifa general del 21%.
• Telecomunicaciones: datos móviles neerlandeses, acceso a internet y conectividad para eventos. Tarifa general del 21%.
• Bienes comprados para exportación: muestras, equipos o productos comprados en los Países Bajos y llevados a su país de origen para uso empresarial. Tarifa general del 21%. Conserve la prueba de exportación.
• Bienes importados: si usted importó bienes a los Países Bajos y pagó IVA de importación (por lo general a través de la factura de un agente de aduanas), este IVA es recuperable. Los aranceles aduaneros en sí no lo son.

Parcialmente recuperables

• Gastos de uso mixto, empresarial y personal: solo es recuperable la parte empresarial, y usted debe poder justificar la división con documentación.
• Beneficios por empleado por encima del umbral de €227: vea “¿Qué está bloqueado?” más adelante para la mecánica del decreto BUA.

¿Qué está bloqueado? Las partidas no recuperables de los Países Bajos

Los Países Bajos tienen una restricción mucho más estricta que las reglas equivalentes del Reino Unido, Alemania o la mayoría de las demás grandes economías. Equivocarse aquí es la razón más común de ajustes y rechazos de las solicitudes.

La restricción de restauración (la más importante)

El IVA cobrado sobre alimentos y bebidas consumidos en un establecimiento de restauración (un horecagelegenheid, es decir, un restaurante, café, bar, restaurante de hotel o similar) nunca es deducible. Esta regla se aplica a todos, empresas extranjeras y neerlandesas por igual, y no tiene excepción por propósito empresarial. No importa si la comida es:

• Una cena individual de un empleado durante un viaje de negocios
• Un almuerzo de trabajo entre dos de sus propios empleados
• Un desayuno tomado en el restaurante del hotel como parte de la misma reserva
• Una comida ofrecida a un cliente o proveedor
• Un catering en un lugar externo, en el que el proveedor prepara y sirve la comida en el sitio

En todos estos casos, el 9% de IVA sobre los alimentos y bebidas no es recuperable. A esto a veces se le llama la “exclusión horeca”, y está establecida en el artículo 15(5) de la Ley neerlandesa del IVA, en concordancia con el decreto BUA (Besluit Uitsluiting Aftrek, el Decreto de Exclusión de la Deducción del IVA).

Las implicaciones prácticas para las empresas extranjeras:

• Excluya de la solicitud todas las cuentas de restaurante, sin importar quién asistió.
• Excluya de la solicitud los cargos de desayuno del hotel, incluso cuando estén incluidos en la factura de la habitación. Cuando el desayuno aparezca detallado por separado, excluya solo la línea del desayuno. Cuando el hotel no lo haya detallado, pida una factura corregida; si no puede obtenerla, lo más seguro es suponer que toda la estadía está en riesgo.
• Excluya los recibos de cafés, las cuentas de bar y similares.

El 21% de IVA sobre la parte del alojamiento de una factura de hotel sigue siendo totalmente recuperable. Solo está bloqueada la parte de alimentos y bebidas. Por eso las facturas detalladas son esenciales cuando se hospeda en hoteles neerlandeses por motivos de negocios.

Existe una excepción limitada, introducida por un decreto del Secretario de Estado en septiembre de 2021: si usted compra servicios de restauración y luego los refactura a otro empresario (por ejemplo, un organizador de reuniones que traslada los costos de catering a un cliente), el IVA puede ser deducible, siempre que se cumplan ciertos requisitos de facturación. Esto rara vez aplica a los viajes de negocios ordinarios.

Los costos de los centros de congresos son distintos de la restauración

Cuando una misma factura de un evento incluye el alquiler del espacio y el catering, ambos se tratan por separado. El alquiler de salas, los equipos audiovisuales, los servicios de recepción y costos similares son recuperables (21%). Los alimentos y bebidas servidos en el mismo evento no lo son. Un buen recinto neerlandés detallará la factura para dejar esto claro; los recintos menos profesionales pueden agruparlo todo, en cuyo caso usted debe pedir que lo separen.

Regalos empresariales y beneficios al personal por encima del umbral de €227

Según el decreto BUA, la recuperación del IVA en regalos a clientes y en ciertos beneficios al personal solo se permite hasta un umbral de €227 por beneficiario y por año (sin IVA). Por encima de este umbral, el IVA de todo el monto se vuelve no deducible para ese beneficiario, no solo el excedente.

Para la mayoría de los viajes de negocios, este umbral no es una restricción real: el gasto por empleado en pequeños artículos de trabajo, regalos modestos y extras habituales relacionados con el trabajo suele quedar muy por debajo de €227. Pero para las empresas que manejan programas de incentivos, entregan regalos de alto valor a contactos neerlandeses u ofrecen beneficios significativos más allá del salario estándar, el umbral debe controlarse con cuidado.

Vehículos privados y automóviles de uso mixto

El IVA de la compra de un automóvil de pasajeros usado en parte con fines privados está restringido. Esto rara vez afecta a las empresas extranjeras, que por lo general alquilan vehículos en lugar de comprarlos, pero vale la pena mencionarlo para que la información esté completa.

Suministros utilizados en actividades exentas

Si su empresa en su país de origen realiza principalmente operaciones exentas (servicios financieros, seguros, ciertos servicios de salud o educativos), su monto recuperable puede estar restringido o ser nulo. La Belastingdienst aplica el mismo derecho de deducción que tendría una empresa neerlandesa con la misma actividad.

¿Cuánto puede recuperar? Un ejemplo práctico

Considere una filial colombiana de una multinacional neerlandesa que envía un equipo de cuatro personas a Ámsterdam en 2026 durante una semana de reuniones en la casa matriz, una sesión de planeación regional y la asistencia a una feria comercial del sector:

Más de €2,200 de un solo viaje, incluso con la restricción de restauración eliminando aproximadamente €165 de IVA teóricamente cobrado en restaurantes y desayunos. Una empresa que envía equipos a los Países Bajos dos o tres veces al año, o que mantiene relaciones continuas con proveedores y clientes que exigen viajar con regularidad, puede acumular fácilmente €5,000 a €10,000 o más de IVA recuperable al año.

Antes del cambio de la tarifa hotelera en enero de 2026, el monto recuperable del mismo viaje habría sido de aproximadamente €1,540. El paso del 9% al 21% solo en el alojamiento sumó más de €700 a la devolución de un solo viaje. Esta es la razón principal para reconsiderar la recuperación del IVA neerlandés si su empresa la evaluó antes de 2026 y decidió que no valía el costo administrativo.

El año de solicitud y los plazos en los Países Bajos

Los Países Bajos usan el año calendario estándar (del 1 de enero al 31 de diciembre) como período de solicitud. Sin embargo, los plazos de presentación difieren según si usted solicita bajo la 13.ª Directiva (fuera de la UE) o bajo la Directiva 2008/9/CE (UE).

Para empresas de fuera de la UE: plazo del 30 de junio

Su solicitud de devolución del IVA causado durante un año calendario debe presentarse a más tardar el 1 de julio del año siguiente. Para el IVA causado durante 2026, el plazo vence el 30 de junio de 2027.

La Belastingdienst tiene aquí una flexibilidad útil: incluso después del plazo, usted todavía puede presentar una solicitud hasta 5 años después del año en que se cobró el IVA. Las solicitudes tardías se tramitan, pero usted pierde el derecho a objetar o apelar si la Belastingdienst las rechaza. En la práctica, esto significa que una solicitud tardía queda a discreción de la autoridad tributaria, sin recurso si se niega, por lo que el plazo ordinario debe tratarse como obligatorio.

Una solicitud debe abarcar al menos 3 meses y no más de 1 año calendario, con una excepción: una solicitud que abarque la parte final de un año calendario (por ejemplo, de octubre a diciembre) puede ser inferior a 3 meses.

Para empresas de la UE: plazo del 30 de septiembre

Las empresas establecidas en la UE deben presentar la solicitud a más tardar el 30 de septiembre del año siguiente a aquel en que se causó el IVA. Se presenta a través del portal tributario de su país de origen bajo la Directiva 2008/9/CE, no directamente ante la Belastingdienst.

Montos mínimos de solicitud

Los Países Bajos establecen dos umbrales mínimos de solicitud:

• €50 para solicitudes que abarquen un año calendario completo (o su parte final).
• €400 para solicitudes que abarquen un período más corto dentro de un año calendario (por ejemplo, un solo trimestre).

En la práctica, estos mínimos se superan fácilmente con uno o dos viajes de negocios. Una sola estadía de hotel con asistencia a un congreso para dos o tres empleados normalmente supera los €400 de IVA recuperable.

Documentación requerida

La Belastingdienst espera una solicitud ordenada y bien documentada. Las solicitudes incompletas son la principal causa de demoras y rechazos.

Declaración de condición de empresario

Debe presentar una prueba de que su empresa está registrada y activa como sujeto pasivo en su país de origen. Lo más común es una declaración de condición de empresario (verklaring van ondernemerschap) expedida por la autoridad tributaria de su país de origen.

Detalles clave:

• La declaración tiene una vigencia de 1 año desde su expedición. Si presenta solicitudes recurrentes, debe renovarla cada año.
• Debe expedirla una autoridad tributaria oficial. No se acepta una carta de su contador o abogado.
• Si ha presentado una declaración vigente a la Belastingdienst en el último año, no necesita adjuntar una nueva en las solicitudes siguientes.

Para empresas colombianas: la DIAN puede expedir un Certificado de Residencia Fiscal y/o un Certificado de Existencia y Representación Legal que, en conjunto, cumplen el requisito neerlandés. Algunos asesores tributarios colombianos recomiendan presentar ambos documentos para evitar solicitudes de información adicional. Su contador o una oficina de la DIAN pueden prepararlos.

Copias de las facturas

Debe presentar copias de todas las facturas con IVA que respaldan la solicitud. Importante: la Belastingdienst pide expresamente que no envíe los originales, porque no se devuelven. Conserve los originales en sus registros.

Cada factura debe mostrar:

• El nombre, la dirección y el número de registro de IVA neerlandés (BTW-nummer) del proveedor neerlandés
• La fecha de la factura y un número de factura único
• Una descripción clara de los bienes o servicios
• El monto neto, la tarifa de IVA y el monto del IVA, por separado
• El nombre de su empresa como cliente

Documentos de importación

Si usted importó bienes a los Países Bajos y pagó IVA de importación, incluya los documentos de importación. Si un agente de aduanas gestionó la importación en su nombre, es posible que usted no reciba directamente los documentos de importación originales; el IVA de importación aparecerá en la factura del agente de aduanas, y esa es la factura que debe presentar.

Registro ante la Belastingdienst

Antes de su primera solicitud, debe registrarse como empresa extranjera ante la Belastingdienst, con el formulario de registro para empresas extranjeras (Registration form Foreign companies). La Belastingdienst le asignará un número de registro neerlandés. No incluya facturas con el formulario de registro; las facturas se presentan por separado, con la solicitud de devolución.

Cómo presentar una solicitud: el cambio digital de 2026

Aquí es donde el proceso ha cambiado más en los últimos meses. Desde el segundo trimestre de 2026, los Países Bajos han pasado a un proceso de devolución completamente digital para las empresas de fuera de la UE, que reemplaza el sistema en papel que funcionó durante décadas.

El nuevo sistema: Mijn Belastingdienst Zakelijk

Todas las solicitudes de devolución de empresas de fuera de la UE deben presentarse ahora a través de Mijn Belastingdienst Zakelijk, el portal en línea de la Belastingdienst para empresas. El portal también gestiona toda la comunicación posterior: las solicitudes de información adicional, las decisiones y las notificaciones aparecen en la cuenta del portal, con alertas por correo electrónico cuando se publica algo nuevo.

Para ingresar a Mijn Belastingdienst Zakelijk, necesita un método de acceso digital válido:

• DigiD: una identidad digital personal neerlandesa, generalmente no disponible para empresas con sede fuera de la UE.
• eHerkenning: una identidad digital a nivel de empresa que pueden obtener las empresas extranjeras, incluidas las que no tienen establecimiento en los Países Bajos ni registro en la Cámara de Comercio. Desde enero de 2024, eHerkenning está disponible para formas jurídicas no registradas en la Cámara de Comercio neerlandesa. Para el acceso relacionado con el IVA, el nivel mínimo de confiabilidad exigido es EH3.
• Identidad digital europea aprobada (acceso europeo): para ciertas personas jurídicas con sede en la UE.

El proceso de solicitud de eHerkenning suele tardar varias semanas. Hay varios proveedores autorizados, cada uno con sus propios procedimientos de solicitud y tarifas. La Belastingdienst publica una lista de proveedores autorizados en su sitio web.

Este es el obstáculo más común para las empresas de fuera de la UE en 2026: las empresas que esperan a tener las facturas en la mano descubren que no pueden acceder al portal a tiempo para presentar la solicitud antes del plazo. El registro en eHerkenning debe iniciarse tan pronto como una empresa prevea hacer cualquier solicitud futura de recuperación del IVA neerlandés, no después de que se acumulen las facturas.

Consideraciones de transición para el IVA de 2025

Si su empresa pagó IVA neerlandés en 2025, el plazo de presentación vence el 30 de junio de 2026. La Belastingdienst ha venido tramitando las solicitudes antiguas en papel durante la transición, pero desde el 1 de abril de 2026 ya no acepta nuevas solicitudes en papel. Las empresas con facturas de 2025 que aún no hayan presentado la solicitud deben usar el nuevo portal, lo que implica tener las credenciales de eHerkenning. La ventana ampliada de 5 años para solicitudes tardías sigue existiendo, pero quienes presentan tarde pierden el derecho a objetar los rechazos.

Presentación por correo (ya suspendida)

Hasta comienzos de 2026, la vía estándar era enviar el formulario de solicitud en papel, junto con copias de las facturas y la declaración de condición de empresario, a:

Belastingdienst
Kantoor Buitenland
Postbus 2865
6401 DJ Heerlen
The Netherlands

Esta vía ya no está disponible para nuevas solicitudes. La dirección postal se mantiene aquí solo como referencia, ya que parte de la correspondencia antigua todavía podría pasar por ella.

Uso de un agente

Usted puede nombrar a un agente externo para que presente las solicitudes de devolución en su nombre. El agente debe estar autorizado en Mijn Belastingdienst Zakelijk para actuar en nombre de su empresa, y la autorización en sí requiere eHerkenning o un proceso de poder. Este es el enfoque más común para las empresas de fuera de la UE que no tienen experiencia interna en impuestos neerlandeses y que no desean gestionar ellas mismas la solicitud de eHerkenning.

Un representante fiscal neerlandés no es legalmente obligatorio para las devoluciones de la 13.ª Directiva en los Países Bajos. El país es inusualmente permisivo en este aspecto: usted puede presentar la solicitud directamente sin nombrar un representante. Usar un agente es una decisión de conveniencia y experiencia, no una obligación legal.

Tiempos de tramitación y pago

La Belastingdienst se compromete a un plazo de tramitación de 6 meses a partir de la recepción de una solicitud completa. En la práctica, el promedio se acerca más a 3 meses. La autoridad tributaria neerlandesa se considera, en general, una de las jurisdicciones de la UE más eficientes en la tramitación de devoluciones del IVA.

Las devoluciones se pagan por transferencia bancaria internacional (SEPA para cuentas bancarias de la UE, SWIFT para cuentas fuera de la UE) en la cuenta bancaria indicada en su solicitud. Confirme los datos de su IBAN y BIC/SWIFT antes de presentarla; las correcciones posteriores causan demoras importantes.

Si no ha tenido noticias de la Belastingdienst en los 6 meses siguientes a la presentación de su solicitud, puede comunicarse con la Línea de Información Tributaria para No Residentes (Tax Information Line for Non-resident Tax Issues) para preguntar por el estado. Mijn Belastingdienst Zakelijk también mostrará el estado actual de la solicitud.

Si su solicitud es rechazada o aprobada parcialmente

La Belastingdienst emitirá una decisión por escrito con las razones de cualquier rechazo total o parcial. Usted tiene derecho a presentar una objeción (bezwaar) dentro de las 6 semanas siguientes a la fecha de la decisión. Es un proceso formal pero accesible: usted presenta por escrito una objeción explicando por qué no está de acuerdo, y la Belastingdienst revisa nuevamente el expediente.

Si la objeción también es rechazada, puede apelar ante un tribunal tributario neerlandés (rechtbank) y, de ahí, ante el Tribunal de Apelación. La mayoría de las controversias se resuelven en la etapa de objeción, y la mayoría de los rechazos en primera instancia se relacionan con deficiencias de documentación, más que con desacuerdos de fondo sobre la elegibilidad.

Las solicitudes tardías pierden este derecho de objeción. Si presenta la solicitud después del plazo del 30 de junio, pero dentro de la ventana ampliada de 5 años, la Belastingdienst aún puede tramitarla a su discreción, pero usted no puede impugnar un rechazo.

Errores comunes que les cuestan dinero a las empresas

1. Dejar pasar el plazo del 30 de junio. A diferencia del inusual año de solicitud de julio a junio del Reino Unido, los Países Bajos usan el año calendario, lo que en principio hace sencillo el plazo. En la práctica, las empresas igual lo pasan por alto porque la presentación se hace al año siguiente y queda fuera del ritmo del trabajo de cumplimiento habitual. Programe recordatorios para el 30 de junio de cada año.
2. Incluir el desayuno del hotel en la solicitud. El error más frecuente. Incluso cuando el desayuno está incluido en la factura del hotel, el 9% de IVA sobre él no es recuperable. Exclúyalo, pida facturas detalladas y, cuando no pueda obtener una separación clara, excluya toda la factura para evitar una consulta que demore el resto de la solicitud.
3. Presentar recibos de restaurantes. Las comidas de los empleados durante los viajes de negocios son viáticos en muchos países (y recuperables en el Reino Unido y Alemania), pero los Países Bajos las bloquean por completo. Las cuentas de restaurantes, los recibos de cafés y las cuentas de bar no tienen cabida en una solicitud de devolución del IVA neerlandés.
4. Enviar facturas originales. La Belastingdienst no devuelve los documentos originales, y así lo dice expresamente. Envíe copias y conserve los originales en sus propios registros.
5. Iniciar demasiado tarde el proceso de eHerkenning. Las empresas que esperan a reunir y revisar las facturas antes de solicitar eHerkenning a menudo se quedan sin tiempo antes del plazo. Obtener eHerkenning toma semanas; el plazo no perdona.
6. No registrarse primero ante la Belastingdienst. Quienes presentan la solicitud por primera vez a veces envían una solicitud de devolución sin haberse registrado previamente. La Belastingdienst no tramitará la devolución hasta que se complete el registro, por lo que esta demora se suma al tiempo de tramitación. Regístrese primero y luego presente la solicitud.
7. Declaración de condición de empresario vencida. La vigencia de 12 meses sorprende a las empresas que presentan solicitudes anuales. Si el certificado de la autoridad tributaria de su país se expidió hace más de 12 meses, la solicitud no avanzará hasta que usted presente uno nuevo.
8. Aceptar cobros de IVA neerlandés en servicios que deberían quedar fuera de su ámbito. En ocasiones, los proveedores neerlandeses aplican IVA neerlandés a servicios B2B que deberían facturarse con inversión del sujeto pasivo al cliente extranjero. La solución correcta es pedir una factura corregida, no presentar para devolución el IVA (cobrado por error). La Belastingdienst no devolverá un IVA que no debió cobrarse desde el principio.
9. Presentar comprobantes de tarjeta de crédito en lugar de facturas con IVA. El recibo de una tarjeta que muestra el total no es una factura con IVA. Usted necesita la factura del proveedor conforme a las normas, con su BTW-nummer, el monto neto, la tarifa de IVA y el IVA por separado, y con su empresa como cliente.
10. No reclamar en absoluto. Con el aumento del IVA hotelero en 2026, el umbral a partir del cual vale la pena recuperar el IVA neerlandés ha bajado en la práctica. Muchas empresas que antes concluyeron que los montos eran demasiado pequeños para justificar el costo administrativo deberían reconsiderar esa decisión.

Por qué las filiales colombianas suelen desaprovechar esta oportunidad

Muchas filiales colombianas de multinacionales neerlandesas y europeas envían empleados a los Países Bajos con regularidad para visitas a la casa matriz, revisiones regionales, programas de capacitación y eventos del sector. Los Países Bajos son un destino especialmente común para las filiales latinoamericanas, debido a la alta concentración de sociedades holding neerlandesas y europeas a las que reportan sus operaciones en América Latina.

Sin embargo, la devolución a menudo no se reclama. Algunas razones por las que esto sucede:

Los equipos financieros locales se centran en las obligaciones tributarias colombianas. El IVA, la retención en la fuente y los reportes a la DIAN consumen la atención del personal financiero colombiano. La recuperación del IVA neerlandés queda fuera del marco tributario colombiano y no está en el radar de equipos cuyo trabajo es el cumplimiento local.

La casa matriz supone que la filial se encarga (y viceversa). Como los gastos los realizan los empleados de la entidad colombiana y los reembolsa la entidad colombiana, la casa matriz neerlandesa a menudo no se da cuenta de que hay una oportunidad de devolución en su propia jurisdicción. Mientras tanto, el equipo colombiano puede suponer que la casa matriz se ocupa de todos los asuntos tributarios neerlandeses. Nadie presenta la solicitud.

Los sistemas de gastos no señalan la oportunidad. Plataformas como SAP Concur, Oracle y Workday son excelentes para clasificar y aprobar gastos, pero no identifican automáticamente las oportunidades de recuperación del IVA extranjero. Los datos que califican ya están registrados; solo hay que extraerlos, prepararlos y presentarlos por el canal correcto.

El nuevo portal digital eleva aún más la barrera. Antes de abril de 2026, un equipo financiero colombiano podía, en principio, armar un expediente en papel y enviarlo por correo a Heerlen. Con el paso al acceso al portal basado en eHerkenning, la barrera práctica para presentar la solicitud por cuenta propia ha aumentado considerablemente.

Un especialista en recuperación del IVA puede trabajar directamente con sus datos de gastos, sin importar qué sistema use, para identificar las facturas que califican, preparar solicitudes conformes a las normas, gestionar los requisitos de eHerkenning o de autorización del agente y presentar la solicitud ante la Belastingdienst en su nombre.

Cómo puede ayudarle Coromandel

Coromandel recupera el IVA en nombre de empresas que operan en Colombia. Gestionamos de principio a fin todo el proceso de devolución neerlandés: revisamos sus facturas y registros de gastos, identificamos lo que es recuperable (y señalamos lo que no, sobre todo en relación con la restricción de restauración), preparamos solicitudes conformes a las normas, gestionamos el registro ante la Belastingdienst y la autorización del agente, presentamos la solicitud a través de Mijn Belastingdienst Zakelijk y hacemos el seguimiento hasta que se pague su devolución.

Trabajamos directamente con su equipo financiero en Bogotá. Usted no necesita aprender el procedimiento neerlandés de devolución, solicitar eHerkenning ni controlar el plazo del 30 de junio. Nosotros nos encargamos de la parte neerlandesa; usted se concentra en dirigir su empresa.

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Envíenos las facturas de sus viajes de negocios a los Países Bajos del año de solicitud en curso o del anterior. Le diremos exactamente qué es recuperable, sin costo y sin compromiso.

Preguntas frecuentes

Referencias

Belastingdienst (Administración Tributaria de los Países Bajos):

• Devolución del IVA para empresarios de países de fuera de la UE: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontenten/belastingdienst/business/vat/vat_in_the_netherlands/claiming_refund_of_vat/claiming_refund_of_vat_for_entrepreneurs_from_non-eu_countries
• Condiciones para solicitar la devolución del IVA (aquí se establece la exclusión de restauración): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontenten/belastingdienst/business/vat/vat_in_the_netherlands/claiming_refund_of_vat/conditions_for_claiming_refund_of_vat
• Devolución del IVA neerlandés para empresarios de la UE: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontenten/belastingdienst/business/vat/vat_in_the_netherlands/claiming_refund_of_vat/claiming_refund_of_dutch_vat_for_entrepreneurs_from_eu_countries_1/
• Tarifas de IVA (0/9/21%): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontenten/belastingdienst/business/vat/vat_in_the_netherlands/calculating_vat/vat_tariffs
• Formulario de solicitud, devolución del IVA para empresarios de fuera de la UE: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontenten/themaoverstijgend/applications_and_forms/application-for-vat-refund-for-non-eu-entrepreneurs
• Pago o devolución del IVA: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontenten/belastingdienst/business/vat/vat_in_the_netherlands/filing_vat_return_and_paying_vat/payment_or_refund_of_vat

Business.gov.nl (portal oficial del gobierno neerlandés para empresarios):

• Solicitud de devolución del IVA para empresas de fuera de la UE (montos mínimos, período de solicitud): https://business.gov.nl/regulation/claiming-vat-refund-non-eu/
• Tarifas de IVA y exenciones: https://business.gov.nl/regulation/vat-rates-exemptions/
• Sube el IVA del alojamiento (9%→21%): https://business.gov.nl/amendments/vat-overnight-accommodation-goes-up/
• Deducción de gastos empresariales (umbral BUA de €227): https://business.gov.nl/finance-and-taxes/deductibles-and-schemes/deducting-business-expenses/
• IVA para empresas (resumen de tarifas, 0% en transporte internacional): https://business.gov.nl/regulations/vat/

Government.nl:

• Tarifas de IVA y exenciones (cambio del alojamiento en 2026): https://www.government.nl/themes/taxes-benefits-and-allowances/vat/vat-rates-and-exemptions

Comisión Europea / legislación de la UE:

• Devoluciones a sujetos pasivos de fuera de la CEE, resumen de la 13.ª Directiva del IVA (EUR-Lex): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=legissum:l31015
• Comisión Europea, notas de país de los Países Bajos sobre la 13.ª Directiva (reciprocidad, tiempos de tramitación, posición sobre el representante fiscal): https://taxation-customs.ec.europa.eu/document/download/04f4ceb3-910b-4919-bdb0-f926b1f78239_en

Reino Unido (solo contexto del Brexit):

• Manual de HMRC, devoluciones a empresas extranjeras: https://www.gov.uk/hmrc-internal-manuals/vat-refunds-to-overseas-business-persons/vrobp7010

Esta página es de carácter informativo general y no constituye asesoría tributaria. Los casos específicos deben revisarse a la luz de las circunstancias de la empresa y de las reglas vigentes en el momento del gasto correspondiente.